Microsoft Outlook ist derzeit eine der am häufigsten verwendeten E-Mail-Plattformen , da es unterschiedliche Eigenschaften und Leistungsmerkmale in der E-Mail-Verwaltung sowie in Kontakten und Kalendern aufweist . Es ist natürlich, dass wir Hunderte oder Tausende von E-Mails erhalten, aber diese Nachrichten werden bald den Outlook-Posteingang füllen, ohne dass wir neue Nachrichten, Antworten oder erneute Sendungen bemerken.
Um diese Situation zu lösen und zu verbessern, bietet Outlook die Autoarchivierungsfunktion, mit der die alten Elemente verschoben werden. Dies geschieht, weil wir möglicherweise eine Datei behalten möchten, um den Posteingang und die zugehörigen Ordner in Ordnung zu halten.
Wir werden lernen, die automatische Archivierungsoption zu aktivieren. Dieser Vorgang ist in den Versionen 2013, 2016 und 2019 von Outlook identisch.
1. So archivieren Sie E-Mails in Outlook 2013, 2016 automatisch
Um diesen Vorgang zu starten, greifen wir auf Outlook zu und gehen dort zum “Datei-Menü” und dort müssen wir auf den Abschnitt “Optionen” klicken
Im Popup-Fenster gehen wir zur Kategorie “Erweitert” und im rechten Bereich finden wir den Abschnitt “AutoArchivierung” und sehen Folgendes:
Dort klicken wir auf den Button “AutoArchivar Settings”, wo folgendes angezeigt wird:
Wie wir sehen können, ist die Option “AutoArchivierung ausführen” deaktiviert. Zum Zeitpunkt der Aktivierung dieses Kontrollkästchens werden folgende Optionen angezeigt:
- Fragen Sie den Benutzer, bevor Sie die Aufgabe ausführen.
- Abgelaufene E-Mails löschen
- Löschen Sie Elemente, deren Alter einen bestimmten Zeitraum überschreitet.
- Definieren Sie den Pfad, in den die alten Elemente verschoben werden müssen.
- Definieren Sie die Ausführungshäufigkeit von AutoArchivierung und mehr.
Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu übernehmen.
Die nächste Option ist “Vor Ausführung von AutoArchivierung fragen”, mit der Outlook eine Nachricht vor der Aktion starten kann. Auf diese Weise können wir bestätigen, ob der Vorgang ausgeführt werden soll oder nicht.
In den anderen Optionen können Routen, Zeiträume und E-Mail-Typen definiert werden, die in den AutoArchivierungsprozess einbezogen werden müssen.
2. Automatisches Archivieren verschiedener Objekte in Outlook 2013, 2016
Die Ordner, die standardmäßig Autoarchive Outlook sind:
- Gesendete Objekte
- Aufgaben
- Kalender
- Gelöschte Elemente
Um einen neuen Ordner hinzuzufügen, klicken wir mit der rechten Maustaste darauf und wählen die Option “Eigenschaften”
Auf die Eigenschaften des Ordners kann auch über den Pfad “Ordner / Ordnereigenschaften” im Menü zugegriffen werden. Im erweiterten Fenster gehen wir zur Registerkarte “Autoarchive”, wo wir Folgendes sehen werden:
Dort können wir jede der Boxen aktivieren als:
- Archivieren Sie Elemente in diesem Ordner mit den Standardeinstellungen, wobei die Standardeinstellungen von Outlook verwendet werden.
- Archivieren Sie diesen Ordner mit der folgenden Konfiguration, mit der wir unsere eigenen Verwendungsmethoden festlegen können.
Wie wir sehen können, ist der Vorgang für die automatische Archivierung alter E-Mails in Outlook 2013, 2016 oder 2019 einfach.
