Outlook ist ein sehr umfassendes Mail-Client-Tool, mit dem wir unser tägliches Management auf ordnungsgemäße Weise durchführen können. Bei der Arbeit ist es normal, dass viele Aufgaben gleichzeitig erledigt werden und diese nicht klar organisiert sind. Es kann davon ausgegangen werden, dass sie im Chaos gefangen sind. Daher können wir mit diesem Tool unsere Agenda , unsere E-Mails und unsere Kontakte verwalten. Es könnte als globale Agenda definiert werden, bei der wir alles klassifizieren und ordnen und auf einem einzigen Bildschirm anzeigen. Auch im Falle eines PC-Wechsels können wir die Daten von unserer Outlook-Mail auf den neuen Computer übertragen oder unter anderem unser Google Mail- Konto mit Outlook verbinden .
Dies scheint nicht sehr wichtig zu sein, wenn das Datenvolumen reduziert ist, wir kaum Mails an einem Tag haben oder Ereignisse oder Besprechungen. Aber es ist wichtig, wenn Sie viele E-Mails in der Ablage sammeln können und wir so viele Daten haben, dass es fast unmöglich ist, sich an alle zu erinnern. Outlook ist hier, um Sie bei all dem zu unterstützen und eine Übersicht über alle Ihre Informationen in einer Reihe von Registerkarten zu haben, zu denen Sie schnelle Funktionen hinzufügen, um Zeitverschwendung zu vermeiden.
Eine der Aufgaben, die die meiste Zeit in Anspruch nimmt, besteht darin , die E-Mails zu überprüfen und die Adressen danach zu klassifizieren, ob sie von Interesse sind oder nicht. Die Beantwortung jedes einzelnen von ihnen kann eine mühsame Aufgabe sein, wenn große Mengen in unserem Posteingang gespeichert sind. Dafür integriert Outlook eine Reihe von Funktionen, mit denen Sie einen Teil Ihrer wertvollen Zeit sparen können.
Eine dieser Funktionen heißt “Abwesend” und besteht darin, eine automatische Nachricht an die gewünschten Kontakte zu senden, wenn wir nicht selbst antworten können. Diese Funktion ist standardmäßig in Google Mail- oder Microsoft Exchange-Konten integriert, jedoch nicht in POP3- oder IMAP-Konten. Um diese schnelle Antwort auf diese Art von Konto zu erhalten, müssen wir eine Reihe von Schritten durch die Erstellung von Regeln befolgen. Nach der Personalisierung sparen wir jedoch viel Zeit.
Wenn Sie über die neueste Version von Outlook 2016 verfügen, erhalten Sie auch das Video-Tutorial, in dem Sie sehen können, wie Sie mühelos eine automatische Nachricht erstellen, dass ich nicht im Büro bin.
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1. Erstellen Sie eine Standardvorlage für die automatische Nachrichtenübermittlung in Outlook 2010
Wie wir später sehen werden, benötigen wir eine Standardvorlage, die als schnelle Antwort fungiert, wenn wir die Nachricht “Ich bin nicht im Büro” senden möchten. Outlook bietet standardmäßig eine, jedoch ohne Inhalt, daher konfigurieren wir unsere eigene.
Rufen Sie zunächst Ihr Outlook-Tool auf und erstellen Sie eine neue Nachricht auf der Registerkarte “Neue E-Mail-Nachricht”, oder führen Sie die Verknüpfung aus:
+ U Strg + U
Konfigurieren Sie nun in der Nachricht die Elemente, die angezeigt werden sollen, wenn Sie automatisch antworten. Sie können einen “Betreff” festlegen und den “Textkörper” ausfüllen.
Nachdem wir unsere Standardvorlage ausgefüllt haben, müssen wir sie im entsprechenden Format speichern, damit wir sie nach Outlook erkennen können. Gehen Sie dazu in das Hauptmenü -> “Datei” -> “Speichern wie”, geben Sie ihm einen Namen und wählen Sie “Outlook-Vorlage”. Geben Sie es zum Speichern an und es wird standardmäßig im Standardordner archiviert.
Sobald wir unsere angepasste Vorlage erstellt haben, können wir unsere automatische Antwort erstellen, über die die E-Mails auf personalisierte Weise gesendet werden. Sie können alle gewünschten Vorlagen erstellen, sie nach Namen klassifizieren und für jede Anforderung eine eigene Vorlage erstellen.
2. Erstellen Sie in Outlook 2010 eine automatische Antwort “Ich bin nicht im Büro”
Outlook ermöglicht es uns, automatische Aktionen durch Regeln zu erstellen. Diese Regeln sind Entscheidungen, die Outlook selbst für uns trifft, abhängig von den Einschränkungen, die wir für jede Regel festlegen, z. B., dass alle E-Mails, die von demselben Kontakt stammen, automatisch in einen bestimmten Ordner verschoben oder direkt gelöscht werden. Eine dieser Funktionen besteht darin, automatisch auf einen oder mehrere Kontakte mit einer vorgegebenen Vorlage zu antworten und die Antwort “Abwesend” erstellen zu können.
Das erste, was Sie tun müssen, ist, gehen Sie zum oberen Menü Ihres Outlook und wählen Sie “Regeln” -> “Regeln und Warnungen verwalten” aus dem Menü.
In diesem Fenster wählen Sie “Neue Regel”, um mit der Erstellung unserer benutzerdefinierten Regel zu beginnen.
Im nächsten Fenster können wir zwischen der Erstellung einer Regel aus einer Standardvorlage oder einer leeren Vorlage wählen. Wir wählen unter “Beginne mit einer leeren Regel” -> “Wende diese Regel auf die Nachrichten an, die du erhältst”. Mit dieser Option werden wir die Antwort auf die E-Mails, die Sie erhalten, generieren.
In diesem Fenster können Sie alle Bedingungen auswählen, die erfüllt werden sollen, damit die Regel erstellt wird. Das heißt, Sie können auswählen, mit welchen Merkmalen die Regel erfüllt wird und mit welchen nicht. Ein Beispiel ist, dass nur unsere Antwort gesendet wird, wenn es sich um eine E-Mail handelt, die nur an uns selbst gesendet wird. Wenn wir die Antwort filtern möchten, wählen wir die Option “Personen oder öffentliche Gruppe”, da wir möchten, dass, wenn jemand entschlossen ist, uns zu schreiben, diese Nachricht generiert wird, andernfalls die gesamte Welt davon erfährt. Klicken Sie im unteren Bereich auf den unterstrichenen Bereich, um die Kontakte auszuwählen.
In diesem Fenster müssen Sie auswählen, was Sie mit dieser Regel tun möchten, dh was passiert, wenn die im vorherigen Punkt festgelegte Bedingung erfüllt ist. Da wir möchten, dass eine Antwort mit unserer benutzerdefinierten Vorlage gesendet wird, wählen wir die Option “Mit einer Standardvorlage antworten”. Klicken Sie unten auf die Unterstreichung, um den Speicherort der in Kapitel 1 erstellten Vorlage zu ermitteln.
In diesem Abschnitt müssen wir die Ausnahmen auswählen, dh die Anforderungen, für die die Regel von der Erfüllung ausgenommen ist. Sie können beispielsweise festlegen, dass ein Standardkontakt, der eine E-Mail sendet, nicht der Regel entspricht, dh, Sie senden keine Antwort-E-Mail. Wählen Sie die gewünschten Ausnahmen aus und klicken Sie auf Weiter.
Schließlich fordert Sie der Regelassistent auf, Ihre Konfiguration zu beenden, indem Sie einen Namen für diese Regel angeben. Denken Sie daran, das Kontrollkästchen “Regel aktivieren” aktiviert zu lassen, wenn Sie möchten, dass sie nach Abschluss des Vorgangs aktiviert wird. Klicken Sie nun auf “Fertig stellen”.
Wenn Sie zu “Regeln” -> “Regeln und Warnungen verwalten” zurückkehren, wird Ihre neu konfigurierte Regel angezeigt. Sie können beweisen, dass dies funktioniert, indem Sie eine E-Mail unter den Bedingungen einrichten, unter denen Sie testen können, ob die automatische Antwortnachricht generiert wird.
3. Aktivieren oder deaktivieren Sie eine Regel in Outlook 2010
Die Verwendung einer Regel als automatische Antwort ist normalerweise sehr nützlich, wenn sie nicht vorhanden ist, da sie auch dann Antwortnachrichten generiert, wenn wir nicht für einen bestimmten Zeitraum da sind. In der Regel handelt es sich dabei um konkrete Momente der Nutzung, weshalb wir es später vorziehen, diese nicht zu aktivieren. Um es zu aktivieren oder zu deaktivieren, gehen Sie wie folgt vor:
Gehen Sie in Ihrem Hauptmenü zu “Regeln” -> “Regeln und Warnungen verwalten”, um Ihren Status ändern zu können.
In diesem Fenster werden Ihre Regeln erstellt. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen neben der Regel, die Sie aktivieren oder deaktivieren möchten. Markieren Sie, um es zu aktivieren, und deaktivieren Sie das gegenteilige Kontrollkästchen.
Es ist empfehlenswert, die Möglichkeit zu berücksichtigen, Benachrichtigungen zu erstellen, bei denen berücksichtigt wird, dass die Regel deaktiviert werden muss, damit keine automatischen Antworten gesendet werden, wenn diese Funktion nicht benötigt wird.
