Die aktuellen Messaging-Plattformen bieten uns mehrere Lösungen , mit denen wir nicht nur E-Mails, sondern auch andere Elemente wie Kontakte, Besprechungen, Kalender und mehr ordnungsgemäß verwalten können.
Gerade in Bezug auf Besprechungen und Kalender ist es wichtig, eine Lösung zu haben, die es uns ermöglicht, alle Kontakte vor einem bestimmten Ereignis wie unserer Abwesenheit, einer wichtigen Nachricht oder einer Erinnerung zu warnen .
Aus diesem Grund wurde die automatische Antwort auf diesen Plattformen so entwickelt, dass ein Benutzer, der uns eine E-Mail sendet, eine Benachrichtigung erhält, dass wir in einem bestimmten Zeitraum nicht verfügbar sind, und dass wir heute lernen, diese Art von Antworten zu erstellen . in Outlook wie in der in Windows 10 integrierten Mail-Anwendung .
1. Erstellen Sie eine automatische Antwort in der Windows 10 Mail-Anwendung
Um diesen Vorgang in Mail auszuführen, klicken Sie auf das Zahnradsymbol unten in der Anwendung und wählen Sie die Zeile “Automatische Antworten” auf der rechten Seite aus:
Wenn Sie diese Zeile auswählen, wird das folgende Fenster angezeigt, in dem wir Folgendes konfigurieren.
- Wir können das Kontrollkästchen “Antwort nur an meine Kontakte senden” aktivieren, um zu verhindern, dass sie an Hunderte von Autoresponse-E-Mails gesendet wird, die wir häufig erhalten.
- Aktivieren Sie den Schalter “Automatische Antworten senden”
- Geben Sie die Nachricht ein, die im Feld “Innerhalb meiner Organisation” angezeigt werden soll
Wir sehen folgendes, wir haben zwei Möglichkeiten:
- In meiner Organisation: In diesem Abschnitt wird nur die automatische Antwort an Benutzer in der Domäne gesendet.
- Außerhalb meiner Organisation: Mit dieser Option können wir die Antwort an alle Benutzer senden.
So einfach erstellen Sie eine automatische Antwort in der Windows 10 Mail-Anwendung.
2. Erstellen Sie eine automatische Antwort in Outlook 2016
Diese Option gilt für die Outlook-Version im Web, jedoch nicht für die Anwendung, die in die Office Suite 2016 oder früher integriert ist.
Hierzu können wir uns unter folgendem Link einloggen:
Sobald wir uns angemeldet haben, klicken Sie auf das Zahnradsymbol neben unserem Konto und wählen Sie in den angezeigten Optionen “Automatische Antworten” aus:
Durch Auswahl dieser Option können wir Folgendes konfigurieren:
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen “Automatische Antworten senden”.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen “Antworten nur während dieser Zeit senden” und legen Sie den Datums- und Zeitbereich fest, in dem die Antworten an die Benutzer gesendet werden
- Geben Sie die Nachricht ein
Wir können feststellen, dass wir zusätzlich Aufgaben wie das Blockieren des Kalenders ausführen können, um nicht in diesem Zeitbereich geplant zu werden, Einladungen abzulehnen, eine Antwort nur an bestimmte Kontakte oder allgemein an alle zu senden.
Sobald diese Punkte definiert sind, klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu speichern.
Wenn wir nun eine neue E-Mail erhalten, erhält der Absender die automatische Antwort, wie sie konfiguriert wurde:
Wir haben gesehen, wie es möglich ist, diese Art von Antworten zu erstellen, um die Benutzer in Zeiten unserer Abwesenheit zu informieren.
