Die Organisation Ihres Dateisystems kann den Verlust von Dokumenten verhindern . Nachdem Sie die Dateien organisiert haben, können Sie die Anzahl der Dokumente in Ihren Ordnern reduzieren und nur das anzeigen, was für Sie wichtig und wichtig ist.
Sortieren Sie Dokumente nach Gruppen in Ihrer Organisation, da dies bei der Koordination Ihrer Kategorien oder Klassen hilft. Entscheiden Sie, welche Dokumente in welcher Kategorie platziert werden sollen. Erstellen Sie Abschnitte in jeder Kategorie, um die Verwaltung und Organisation Ihrer Dateien zu erleichtern.
Erstellen Sie Unterkategorien für jede Kategorie. Es kann schwierig für Sie sein, ein Dateisystem in Kategorien und ihre Unterkategorien zu organisieren, aber es wird bequem sein, nachdem das Dateisystem organisiert ist. Diese Dateisysteme können nützlich sein und zusätzlich können Sie das Dateisystem durch Unterteilung in verschiedene Unterkategorien wie Ort, Datum und Name vereinfachen.
Kategorisieren Sie Ihr Ordnersystem mithilfe von codierten Farben, um alle wichtigen Dateien zu erstellen und voneinander zu trennen. Wichtige Farben helfen Ihnen, jede fragliche Datei zu jeder Zeit zu finden, und Sie müssen nicht jeden Ordner überprüfen, wenn Sie eine bestimmte Datei suchen müssen.
Verwenden Sie drei bis fünf Farben. Verwenden Sie für jede Kategorie eine bestimmte Farbe. Sie können blaue Farbe für Haushaltsdateien, rot für medizinische Dateien, grün für Finanzdateien und orange für persönliche Dateien verwenden. Mit den Farben können Sie jede Kategorie trennen.
Verwenden Sie farbige Etiketten zum Aufhängen von Ordnern und weiße Etiketten zum Beschriften, da diese leicht in Weiß gelesen werden können. Platzieren Sie jedes Etikett gemäß den von Ihnen erstellten Kategorien in der Tabellenposition des Ordners in alphabetischer oder numerischer Reihenfolge.
Wenn Sie weitere Artikel lesen möchten, die der Organisation von Dateien ähneln, empfehlen wir Ihnen, in unsere Kategorie ” Beschäftigung” einzutreten.
- Sie können das Etikett in Ihrem Ordner numerisch platzieren, aber vermeiden Sie, die Dateien in numerischer Reihenfolge zu organisieren. Möglicherweise bevorzugen Sie ein alphabetisches Dateisystem mit Namen wie Ärzten, Haushaltsmitteln und Personal.
- Die Verwendung einer bestimmten Farbe wie Rot für medizinische Aufzeichnungen identifiziert die Wichtigkeit der Datei und ist leicht zugänglich, um sie zu erreichen, wenn die Zeit für Anrufe für einen Notfall gekommen ist.
