Die Fähigkeiten eines Telefonprofis zu besitzen, kann Ihnen helfen, in der Geschäftswelt erfolgreich zu sein, egal ob Sie ein kleines Unternehmen repräsentieren, Informationen für ein Finanzinstitut bereitstellen oder als erste Kommunikationslinie für ein großes Unternehmen fungieren. Ein professioneller Umgang mit dem Telefon in einer Geschäftskommunikation hält alles zwischen beiden Parteien klar. “Klare Kommunikation und effektives Zuhören sind die Eckpfeiler loyaler Beziehungen.” Wenn Menschen die Person am anderen Ende des Telefons nicht sehen können, wissen sie, dass es sich um eine professionelle Person handelt. .
Nehmen Sie sich Zeit, um den Hörer eines eingehenden Anrufs abzuholen. Rushing, um das Telefon zu beantworten, wenn Sie nicht bereit sind, sagt der Person am anderen Ende, dass Sie nicht bereit sind, den Anruf anzunehmen. Lassen Sie das Telefon ein- oder zweimal klingeln, bevor Sie es abholen und tief durchatmen, um sich auf den Anruf vorzubereiten.
Zitieren Sie die Organisation, die Sie vertreten, und Ihren Namen. Dieser Moment ist wichtig, da er die grundlegendsten Informationen an die andere Partei übermittelt und Zweifel beseitigt, ob es die richtige Nummer ist.
Hören Sie dem Anrufer aufmerksam zu. Warte, bis du fertig bist, um zu antworten, und vergewissere dich, dass du deine Fragen verstanden hast, bevor du antwortest. Wenn Sie sich nicht sicher sind, klären Sie Einzelheiten zu den Fragen des Gesprächspartners.
Sprechen Sie langsam, wenn Sie den Anrufer beantworten. Sei zuversichtlich in deinen Antworten. Wählen Sie Ihre Sprache sorgfältig, da Jargon oder unentschlossene Wörter den Anrufer dazu bringen können, an ihrer Erfahrung zu zweifeln. Fragen Sie den Anrufer, ob Sie die von Ihnen angegebenen Informationen verstanden haben.
Bitten Sie um Erlaubnis, bevor Sie einen Anruf halten. Danke dem Anrufer für deine Geduld und sag ihm, wie lange er warten muss. Fordern Sie die Genehmigung zum Weiterleiten von Nachrichten oder zum Abfragen einer Anfrage an, da der Anrufer dann die Möglichkeit hat, online zu warten oder nicht.
Überprüfen Sie, ob der Anrufer die von Ihnen angegebenen Informationen verstanden hat. Überprüfen Sie wichtige Daten und Uhrzeiten. Fragen Sie den Anrufer, ob er Ihnen mehr helfen kann, bevor Sie den Anruf beenden. Danke dem Anrufer bei der Beendigung des Anrufs.
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- Es ist wichtig, Ablenkungen wie Musik und Essen zu vermeiden, sich auf den Anruf zu konzentrieren und die Antwort professionell zu geben.