Wenn die Zahlung eines Kunden angefordert wird , werden geeignete Maßnahmen verwendet, um effektive Briefe zu erstellen, die an sie gesendet werden. Zahlungsantragsbriefe werden verwendet, wenn ein Kunde am Fälligkeitsdatum keine Rechnung bezahlt. Je länger es dauert, bis ein Kunde eine Rechnung bezahlt, desto mehr Briefe schreibt ein Unternehmen an diesen Kunden. Ein Zahlungsaufforderung muss höflich, klar und muss Details über die Verletzung, die der Kunde verpflichtet ist, angeben.
Es verwendet den Firmenbriefkopf , da er alle Informationen über die Organisation enthält und oft formeller aussieht.
Der Brief sollte an eine bestimmte Person adressiert sein . Sie müssen das Datum des Briefes haben, gefolgt von dem Namen und der Adresse des Kunden. Sprechen Sie die Person an, die “Dear” sagt, gefolgt vom vollständigen Namen des Kunden.
Geben Sie den Zweck des Briefes an. Ein Brief für eine Zahlungsaufforderung muss diesen Zweck zu Beginn desselben klar kommunizieren. Verwenden Sie einen professionellen Ton und verwenden Sie positive und warme Worte.
Fügen Sie die Details der Schuld hinzu. Gibt das Datum der Dienstleistungen für diese Schuld, das ursprüngliche Fälligkeitsdatum und den geschuldeten Betrag einschließlich verspäteter Gebühren an. Es enthält die Rechnungsnummer, so dass der Kunde das Originaldokument einfacher finden kann. Viele Unternehmen fügen dieser Briefart auch eine Kopie der Originalrechnung bei. Informieren Sie den Kunden über den Zinssatz für verspätete Zahlungen.
Fragen Sie Kunden nach Zahlung. Der Kunde weiß, dass mehr Gebühren für verspätete Zahlungen vermieden werden können, indem der entsprechende Betrag innerhalb eines bestimmten Zeitraums gezahlt wird. Bitten Sie den Kunden, Sie anzurufen, um Vereinbarungen zu treffen, wenn er die Zahlung an diesem Tag nicht vollständig leisten kann. Fügen Sie ggf. die Durchwahl Ihrer direkten Telefonnummer hinzu. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse an und bieten Sie Ihre Korrespondenz über dieses Formular an, wenn der Kunde dies wünscht.
Danke dem Kunden. Wenn die Zahlung bereits erfolgt ist, danken Sie dem Kunden. Danke Kunden im Voraus für die schnelle Zahlung. Sagen Sie dem Kunden, wenn Sie Fragen zu diesem Thema haben, zögern Sie nicht, anzurufen.
Unterschreiben Sie den Brief. Beende den Brief mit “Aufrichtig”, gefolgt von deinem Namen und Titel.
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