Wie man ein formelles Treffen organisiert

Zunächst sollte eine Frage gestellt werden: “Ist es wirklich notwendig, ein Treffen zu diesem Thema zu organisieren?” Und das ist, dass diese Ernennungen oft und zu Recht als authentische Zeitfresser angesehen werden, die zu viele Stunden verzögern, ohne die diskutierten Probleme zu lösen. Daher ist es notwendig, jedes Mal zu überlegen, wann ein Meeting organisiert werden soll, wenn es wirklich notwendig ist , oder ob das zu behandelnde Thema viel schneller mit ein paar E-Mails, Telefonanrufen oder sogar einer Videokonferenzsitzung gelöst werden kann von Skype oder einem Google Hangout.

Sobald die Entscheidung getroffen wurde, ist es notwendig, die Anzahl der Personen, die teilnehmen werden, zu bestimmen und ihnen die Einladung zu senden, vorzugsweise auf schriftliche Weise und mit ausreichender Ankündigung, zum Beispiel 15 Tage, wenn es darum geht, Personen zu zitieren, die aus einer anderen Stadt reisen müssen. Es hängt jedoch von der Agenda und der Situation jedes Unternehmens ab.

Eine Empfehlung: Je mehr Leute gehen, desto länger wird das Treffen verewigt, also ist es gut, nur die wesentlichen Menschen zu erwähnen. Tage vor dem Treffen ist es ratsam, die Teilnahme jedes Gastes telefonisch zu bestätigen .

Zusätzlich zu der Personenliste müssen Sie in einem dafür ausgestatteten Raum auch eine geschätzte Dauer des Treffens festlegen, eine Tagesordnung festlegen und einen Ort für das Treffen festlegen. All dies muss im Zitierungsdokument gut erklärt werden, das an jeden Teilnehmer des Meetings gesendet wird.

Wenn das Work Center über keinen geeigneten Besprechungsraum verfügt oder nicht für den für das Meeting festgelegten Tag frei ist, können Sie jederzeit auf ein Kongresszentrum oder ein Hotel oder ein Business Center zurückgreifen, das über Räume verfügt aktiviert. Abhängig von der Besprechung kann es notwendig sein, eine Internetverbindung, genügend Stecker, Projektor oder Videokonferenzausrüstung zu haben.

Am selben Tag des Treffens müssen Sie zuerst den Raum überprüfen, prüfen, ob die Beleuchtung, der Ton und die Computerausrüstung ohne Probleme funktionieren und dass die Möbel korrekt angeordnet sind . Außerdem müssen Sie Wasser und Gläser neben jeden Sitzplatz legen. Wenn der Besprechungsplan es empfiehlt, können Sie vor dem Meeting oder als Pause Kaffee und Snacks zubereiten.

Kürze ist wichtig , damit die Handlung nicht ewig ist. Es ist daher zweckmäßig, eine Tagesordnung zu führen und sie genauestens zu befolgen, wobei versucht wird, nicht von den behandelten Fragen abzuweichen und in jedem Fall die sekundären Probleme, die sich ergeben können, auf später oder für ein späteres Treffen aufzulösen.

Wenn es nicht das erste Treffen zum selben Thema ist, können Sie damit beginnen, die besprochenen Themen und die zuvor getroffenen Vereinbarungen zu rekapitulieren. Es ist ratsam, dass einer der Teilnehmer, oder mehrere, die sich, wenn dies für angemessen erachtet wird, in der Sitzung als Sekretär fungieren und einen Berichtsentwurf über die Entwicklung des Sekretariats ablegen.

Am Ende steht ein kleiner Entscheidungsbericht bereit und bei Bedarf wird das Datum der nächsten Sitzung festgelegt.

Mit etwas Ruhe wird der Berichtsentwurf über das Treffen geräumt. Auch wird versucht, den benutzten Raum in gutem Zustand zu verlassen, und die Vorbereitungen werden für die folgende Begegnung organisiert, die den Prozess wieder beginnt.

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