Google ist eine Plattform, die Millionen von Nutzern verschiedene Alternativen bietet, um auf vollständige Weise mit vielen Verwaltungs- und Kontrolloptionen zu arbeiten . Google ist viel mehr als ein Browser namens Google Chrome, aber wir haben integrierte Tools, darunter auch Google Forms . Diese Formulare sind ein nützliches Werkzeug für den gesamten Prozess der Erstellung von Online-Umfragen und Fragebögen. Die Formulareingaben werden automatisch in den Google Spreadsheets gespeichert, mit denen später die Analyse jeder eingegebenen Antwort möglich ist, da die Formulare Tausende von Antworten erhalten können.
Wenn ein Nutzer seine Antwort über das Google-Formular sendet, wird automatisch eine Zeile mit allen eingegebenen Antworten zum Google-Zielblatt hinzugefügt. Dies hilft uns dabei, alle von Nutzern angegebenen Antworten automatisch zu speichern wir können in einem abschließenden Dokument erzeugen. Obwohl diese Antwortdaten in einem Excel-Dokument zeilenweise gespeichert sind, werden wir heute sehen, wie sie in einem PDF-Dokument gespeichert werden. TechnoWikis erklärt, wie dies in Google Forms erreicht werden kann.
In diesem Fall erstellen wir eine PDF-Datei. Es ist jedoch möglich, Word-Dokumente, Excel-Tabellen, PowerPoint-Folien, ePub und viele andere Optionen zu erstellen.
1. Greifen Sie auf Google Formulare zu und erstellen Sie PDF
Der erste Schritt besteht darin, auf die Google-Formulare zuzugreifen. Dazu müssen wir uns unter folgendem Link anmelden:
Klicken Sie dort auf die Schaltfläche “Neu” und wählen Sie die folgende Route aus:
- Mehr
- Google Forms
- Leeres Formular
Folgendes wird angezeigt: 
Dort haben wir den Namen “TechnoWikis Survey” eingegeben und im ersten Feld die Option “Your name” definiert, dort können wir diesen Abschnitt als kurze Antwort definieren. Nun klicken wir auf den “Duplizieren” -Button und das nächste Feld heißt “Ihre E-Mail” mit dem Typ Kurze Antwort: 
Wir duplizieren diese Option erneut und erstellen im nächsten Feld ein Feld mit dem Namen “Lizenz”, das die Option “Kontrollkästchen” enthält, und wir können einen kurzen Text zur Identifizierung hinzufügen: 
Um die Beschreibung der Lizenz hinzuzufügen, klicken Sie auf das Symbol unten und wählen Sie die Option “Beschreibung”: 
Geben Sie im angezeigten Feld den gewünschten Text ein: 
Wenn wir aus Designgründen möchten, können wir auf das Themensymbol oben klicken und die folgende Seitenleiste wird angezeigt: 
Dort können wir einige der Optionen standardmäßig auswählen oder auf das + -Zeichen klicken und ein benutzerdefiniertes Thema mit Farben oder Bildern definieren:
Nachdem Sie die gewünschte Option ausgewählt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche “Auswählen”, um die Änderungen zu übernehmen. In diesem Fall sehen Sie oben den neuen Aspekt des Formulars: 
Gehen wir jetzt zum Tab “Antworten” und wir werden Folgendes sehen:
Dort klicken wir auf die Zeile “Ziel der Antwort auswählen” und Folgendes wird angezeigt:
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen “Neue Tabelle erstellen”, und Sie sehen, dass unser Formular ausgewählt ist. Klicken Sie auf “Erstellen”, um mit der Aktion fortzufahren. Wir werden auf die folgende Seite weitergeleitet: 
Nun gehen wir in das Hauptmenü von Drive und klicken dort auf die Schaltfläche “Neu” und wählen diesmal die Option “Google Dokumente / Aus einer Vorlage”:
Im angezeigten Fenster wählen wir die gewünschte Vorlage aus:
Sobald wir darauf klicken, wird es automatisch mit einem festgelegten Vorformat angewendet: 
Dort werden wir den Firmennamen ändern und folgende Änderungen vornehmen:
- Geben Sie in der Datumszeile {{Timestamp}} ein.
- Im Begrüßungsabschnitt fügen wir den gewünschten Text neben die Variable {{Your Name}} ein.
Wir können dieser Datei den gewünschten Namen direkt von der oberen linken Ecke zuweisen. Sobald dies definiert ist, greifen wir auf die erstellte Tabellenkalkulationsdatei zu, in der die folgenden grundlegenden Spalten verfügbar sind:
- Zeitstempel (Aufnahmedatum und Uhrzeit der Antworten)
- Ihr Name (Name der Person, die das Formular ausgefüllt hat)
- Ihre E-Mail (die eingegebene E-Mail wird dort registriert)
- Vereinbarung (es wird angegeben, ob die Lizenzlaufzeit akzeptiert wurde oder nicht)
2. Google Formulare automatisch verwalten
Damit Google Formulare automatisch verwaltet werden können, gibt es ein Add-On namens Document Studio, das unter folgendem Link kostenlos installiert werden kann:
Nach der Installation gehen wir in der Tabelle zum Menü “Add-Ons” und wählen dort “Document Studio / Open” aus: 
Dabei wird die folgende Seitenleiste angezeigt:
Klicken Sie zunächst auf die Option “Zusammenführen von Dokumenten” und dort auf die Schaltfläche “Ändern” und wählen Sie im Popup-Fenster das Google-Dokument aus, das wir mit den Variablen erstellt haben: 
Klicken Sie auf “Auswählen”, um die Änderungen zu übernehmen, und es wird Folgendes angezeigt: 
Wenn wir auf das Feld “Marker” klicken, sehen wir die Variablen des Dokuments:
Geben Sie im Feld “Name der zusammengeführten Datei” den gewünschten Text zusammen mit der Variablen {{Ihr Name}} ein. Im Feld “Export Format” definieren wir Adobe PDF.
Im nächsten Schritt rufen Sie den Abschnitt “Mail Marge with Gmail” auf und klicken auf den Schalter “Send Emails” (E-Mails senden), um das folgende Popup-Fenster anzuzeigen: 
Dort klicken wir auf die Optionen des Feldes “Rand einfügen” und es wird folgendes angezeigt:
Wir wählen die Option “Ihr Name” und wenn wir möchten, können wir den Mail-Hintergrund anpassen und wir fügen einen Text in den Nachrichtentext ein: 
Nun klicken wir auf das Feld “E-Mail senden an” und wählen dort die Option “Ihre E-Mail”:
Dann geben wir eine bestimmte E-Mail und einen Betreff für die zu sendenden E-Mails ein: 
Definiert dies, klicken Sie auf die Schaltfläche “Speichern”, um die Änderungen zu speichern. Nun gehen wir zum Abschnitt “Upload to Google Drive” und dort kann der Ordner ausgewählt werden, in dem die erstellten Vorlagen gehostet werden: 
Wir können einen Unterordner mit der Syntax \ {{Your Name}} hinzufügen: 
Alternativ können Sie diese Vorlagen im Abschnitt “Dateifreigabeberechtigungen” freigeben: 
Schließlich können wir im Abschnitt “Fertigstellen und Zusammenführen” bei Bedarf einige Konfigurationsparameter festlegen: 
Um zu beweisen, dass alles wie erwartet funktioniert, können wir zum Ergebnis des Formulars gehen, in dem wir die erforderlichen Daten eingeben: 
Durch Anklicken des Buttons “Senden” erhalten wir eine Bestätigung, dass die Antwort korrekt gesendet wurde:
Die Grundfunktion dieses Lernprogramms besteht darin, dass die automatisch registrierten Daten in der verknüpften Tabellenkalkulationsdatei gespeichert werden. Auf diese Weise können die von den Benutzern angegebenen Antworten direkter gesteuert werden. 
Dank der Google Formulare und des Document Studio-Add-Ons können diese Aspekte beim Erstellen und Verwalten von Formularen ungeachtet der Art der benötigten Daten viel einfacher integriert werden.