So archivieren Sie E-Mails in Outlook 2016

Einer der am häufigsten verwendeten E-Mail-Clients ist Outlook 2016, dank seiner Funktionen und Features , die es für den gesamten E-Mail- Prozess, Besprechungen, Kalender usw. einzigartig machen.

Genauso wie wir ein Backup oder Backup unserer Dateien aufbewahren, ist es ideal, um die vertraulichsten E-Mails zu unterstützen. Dies wird durch die Archivierung erreicht, die es uns in Outlook 2016 ermöglicht, dieses Backup für später in einem neuen Ordner namens Archive.pst zu erstellen Zugang dazu haben.

TechnoWikis analysiert die verschiedenen in Outlook 2016 verfügbaren Optionen, um eine sichere Archivierung durchzuführen.

1. Archivieren Sie E-Mails in Outlook 2016 mit der Option AutoArchivierung

Schritt 1

Um diese Methode zu verwenden, gehen wir zur Registerkarte Datei und wählen dort die Zeile Optionen aus :

1-options-mail.png

Schritt 2

Wechseln Sie im erweiterten Fenster zur Zeile ” Erweitert” und klicken Sie auf die Schaltfläche ” AutoArchivierungskonfiguration” im Abschnitt ” AutoArchivierung : 2-Configuration-de-autoarchivar.png

Schritt 3

Das folgende Fenster wird angezeigt, in dem standardmäßig die Option “Autoarchivierung alle ausführen” inaktiv ist. Wir fahren mit der Aktivierung fort und sehen die verschiedenen Optionen:

3-Run-auto-archive-each.png

Schritt 4

Dort können wir Werte definieren wie:

  • Zeitraum, in dem die Archivierung durchgeführt wird.
  • Zeigen Sie vor der Ausführung eine Meldung an.
  • Definieren Sie den Pfad, in dem die PST-Datei gespeichert wird.
  • Elemente mit einer definierten Zeit entfernen.

Sobald diese Optionen konfiguriert sind, klicken Sie auf OK und auf diese Weise wurde die Post-Datei automatisch erstellt.

Schritt 5

Die in Outlook 2016 durch die Option zum automatischen Archivieren definierten Zeiträume sind:

  • Posteingang, Kalender, Entwürfe, Notizen: 6 Monate.
  • Ausgabefach: 3 Monate.
  • Gesendete Artikel, gelöschte Artikel: 2 Monate.
  • Kontakte: Sie werden nicht automatisch archiviert.

2. Archivieren Sie E-Mails in Outlook 2016 manuell in Outlook 2016

Diese Option ist praktisch, wenn wir bestimmte E-Mails oder Ordner von Outlook 2016 archivieren möchten.

Schritt 1

Um diesen Prozess zu verwenden, gehen wir zur Registerkarte Datei und zeigen die Optionen von Tools an, wo wir die Option Alte Elemente bereinigen auswählen :

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4-option-Clean-old-elements.png

Schritt 2

Das folgende Fenster wird angezeigt, in dem wir die zu archivierenden Ordner auswählen müssen:

5-select-the-folders-to-archive.png

Schritt 3

Dort können wir festlegen, welche E-Mails vor einem bestimmten Datum archiviert werden sollen, eine neue Route für die E-Mail definieren und, falls gewünscht, das Kontrollkästchen Elemente einschließen aktivieren, bei dem das Archivieren nicht automatisch gestartet wird . Klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu übernehmen. Wir können die PST-Datei sehen, die auf der angegebenen Route erstellt wurde:

6-file-pst.png

Schritt 4

Momentan möchten wir diese PST-Datei öffnen, um ihren Inhalt zu sehen. Wir müssen zur Registerkarte Datei gehen und im erweiterten Fenster die Option Öffnen und exportieren auswählen : 7-Open-data-file-of-Outlook.png

Schritt 5

Dort wählen wir die Option Outlook- Datendatei öffnen und im erweiterten Fenster die PST-Datei. Klicken Sie auf OK und auf diese Weise werden die E-Mails gesichert.

8-select-the-file-pst.png

Auf diese Weise können wir unsere E-Mails in Outlook 2016 archivieren und haben immer die Verfügbarkeit dieser.

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