PowerPoint-Makros: Automatisieren Sie Ihren täglichen Gebrauch von PowerPoint
PowerPoint ist seit Jahrzehnten eine der bevorzugten Lösungen für die Erstellung digitaler Präsentationen . Schätzungen zufolge werden jedes Jahr mehr als 100 Milliarden Folien mit Microsoft-Software erstellt, um beispielsweise Schulausstellungen, öffentliche Vorträge oder Geschäftspräsentationen mit Bildern und Text zu begleiten. Und diejenigen, die die Software verwenden (für alle Microsoft Office Suite- Benutzer verfügbar ), können ihre Arbeit mit nur wenigen Klicks erleichtern. Die Vorlagen sind beispielsweise sehr beliebt, da sie einige Designs oder vordefinierte Formate enthalten, z. B. Schriftarten, Schriftgrößen oder gebrauchsfertige Farboptionen.
Wenn bestimmte Aufgaben und Aktionen häufig wiederholt werden , lohnt es sich, sie mithilfe von Makros in PowerPoint zu beschleunigen. Wie in Excel können Sie mit Makros Sequenzen und Kombinationen von Tastatureingaben und Mausklicks in Ihrer Präsentationssoftware aufzeichnen, um sie bereit und zugänglich zu halten. Wir erklären, wie Sie mit PowerPoint ein Makro erstellen und in Projekte integrieren.
- Was ist ein PowerPoint-Makro?
- Wie funktioniert ein PowerPoint-Makro?
- Erstellen und öffnen Sie Makros in PowerPoint
- Schritt 1: Öffnen Sie den Visual Basic-Editor
- Schritt 2: Erstellen Sie das erste Makro in PowerPoint
- Schritt 3: Speichern Sie das von Ihnen erstellte PowerPoint-Makro
- Schritt 4: Führen Sie das über das Makro-Menü erstellte PowerPoint-Makro aus
- So verknüpfen Sie PowerPoint-Makros mit einer Schaltflächen- oder Tastenkombination
- Fügen Sie die Schaltfläche? Makros? zur Symbolleiste für den schnellen Zugriff
- Fügen Sie die Schaltfläche? Makros? zum Band eines Tabs
- PowerPoint-Makros: Nützliche VBA-Codebeispiele
Was ist ein PowerPoint-Makro?
Microsoft Office Suite-Programme bieten im Allgemeinen die Möglichkeit, Makros zu erstellen (oder zu implementieren) und auszuführen. Sie können Makros nicht nur in PowerPoint, sondern auch in Word, Excel oder Access erstellen. Diese Makros, die als eine Art Applet in der Anwendung fungieren, dienen immer demselben Zweck: Sie beschreiben eine Folge von Befehlen und Aktionen, die bei der Aktivierung automatisch in der angegebenen Reihenfolge ausgeführt werden. Dies können sowohl Tastenanschläge (einzelne Tasten oder Kombinationen davon) als auch Mausklicks sein .
Durch die Verwendung eines Makros in PowerPoint ersparen Sie sich die Ausführung aller darin gespeicherten Schritte. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn sie häufig wiederholt werden .
Wie funktioniert ein PowerPoint-Makro?
Um ihre Funktion später zu erfüllen, beschreiben Makros die gespeicherten Anweisungen als Code. PowerPoint verarbeitet diesen Code automatisch, wenn das Makro gestartet wird, um das entsprechende Skript auszuführen. Zu diesem Zweck verwenden alle Makros in PowerPoint und anderen Microsoft Office- Programmen eine Programmiersprache namens VBA (Visual Basic für Applikationen). Diese Sprache leitet sich aus dem BASIC-Dialekt ab, den Microsoft Mitte der neunziger Jahre für seine Office-Tools als universelle Makrosprache entwickelt und implementiert hat. Um Makros in PowerPoint zu erstellen, ist es wichtig, diese Skriptsprache zu beherrschen. Mit dem Visual Basic-Editor enthalten die Office-Tools hierfür eine praktische eigene Entwicklungsumgebung .
Um ein Makro in PowerPoint zu starten oder auszuführen, haben Sie drei Möglichkeiten:
- Starten Sie es über das Menü Makros .
- Starten Sie es im Schnellzugriffsmenü .
- Starten Sie es in der Multifunktionsleiste für eine zufällige Registerkarte.
Andere Programme in der Microsoft Office Suite, wie z. B. Word oder Excel, enthalten einen Makrorecorder zum Aufzeichnen von Skripten. Der zugrunde liegende VBA-Code wird somit automatisch generiert, sodass Sie neue Makros erstellen können, ohne die Skriptsprache kennen zu müssen. Diese Aufnahmefunktion ist jedoch ab Version 2010 in PowerPoint nicht mehr verfügbar .
Erstellen und öffnen Sie Makros in PowerPoint
Wenn Sie Makros mit aktuellen PowerPoint-Editionen erstellen möchten, können Sie dies nur mit Visual Basic für Applikationen tun. Bevor Sie die folgenden schrittweisen Anweisungen zum Erstellen eigener Automatismen mit dem integrierten Editor lesen, müssen Sie sich mit der Syntax und den Möglichkeiten dieser Programmiersprache befassen . Eine gute Grundlage dafür finden Sie im folgenden Tutorial zu Visual Basic-Anwendungen.
Schritt 1: Öffnen Sie den Visual Basic-Editor
Sie können die VBA-Codes mit jedem gewünschten Code-Editor schreiben . In jedem Fall wird der Visual Basic-Editor, der in PowerPoint integriert ist, als bequeme und einfache Lösung für die Integration von Makros empfohlen . Da der Editor zu den? Developer Tools? Microsoft Office Suite, die normalerweise deaktiviert sind, müssen Sie zuerst aktivieren. Gehen Sie dazu zur Registerkarte? Datei ?, Und dort greifen Sie auf die? Optionen?. Menü hier öffnen? Multifunktionsleiste anpassen ?, Mit der Sie die Anwendungssymbolleiste anpassen können.
Rechtsklick auf den Eintrag? Hauptregisterkarten ? Setzen Sie das Häkchensymbol auf? Programmierer ? oder? Entwickler?, je nach Version, und klicken Sie dann auf? Akzeptieren ? So fügen Sie die Registerkarte hinzu, die Ihrer PowerPoint-Installation entspricht:
In der Multifunktionsleiste sehen Sie jetzt auch die Registerkarte “Entwickler”. Einmal drin, können Sie den VBA-Editor jederzeit mit der Schaltfläche auf der Leiste öffnen? Visual Basic ?
Schritt 2: Erstellen Sie das erste Makro in PowerPoint
Der einfachste Weg, ein neues Makro in PowerPoint mit dem VBA-Editor zu erstellen, ist mit der Schaltfläche? Makros ? Das ist direkt neben der Schaltfläche “Visual Basic”. Durch Klicken auf diese Schaltfläche wird ein Menü geöffnet, in dem Sie einen beliebigen Namen für das Makro eingeben können. Nach, unter? Makro in ?, Wählt aus, in welchem PowerPoint-Dokument die zu erstellende Befehlszeichenfolge verfügbar sein soll. Wenn Sie die Option wählen? Alle offenen Präsentationen ? Kann das Makro in allen Projekten verwendet werden . Klicken Sie zum Abschluss auf die Schaltfläche? Erstellen ?:
PowerPoint startet den Visual Basic-Editor automatisch sowie das Standardcodefenster. Dort sehen Sie auch die Start- und Endzeile des VBA-Codes Ihres Makros . Wie im vorherigen Schritt haben wir den Namen? Test? Für unser Makro sehen diese beiden Zeilen folgendermaßen aus:
Sub Prueba() End Sub
Jetzt können Sie den VBA-Code zwischen den beiden Anweisungen für den Start und das Ende des PowerPoint-Makros eingeben.
Schritt 3: Speichern Sie das von Ihnen erstellte PowerPoint-Makro
Um Ihr Makro dauerhaft in Ihre PowerPoint-Installation zu integrieren, haben Sie die Möglichkeit, es in dem Ordner zu speichern, der gerade geöffnet ist, oder in dem Ordner, der speziell zum Speichern der Makros erstellt wurde. Klicken Sie dazu in der Symbolleiste des VBA-Editors auf das Speichersymbol .
PowerPoint öffnet dann ein Dialogfeld, in dem die Anwendung Sie warnt, dass Makros nur in Dokumenten vom Typ “PowerPoint-Vorlage mit Makro” gespeichert werden können. oder? PowerPoint-Präsentation mit Makro? Klicken? Nein ? So ändern Sie den Dateityp Ihres aktuellen Dokuments oder geben den Speicherort der entsprechenden Vorlage an:
Wählen Sie nun unter “Dateityp” die Option “? Makrofähige PowerPoint-Präsentation ? oder? Makroaktivierte PowerPoint-Vorlage ? Oder der Speicherort Ihrer PowerPoint-Makrovorlage (falls Sie diese zuvor erstellt haben), bevor Sie auf? Klicken. Speichern ? im letzten Schritt:
Schritt 4: Führen Sie das über das Makro-Menü erstellte PowerPoint-Makro aus
Sobald Sie das Makro in einer bestimmten PowerPoint-Präsentation oder -Vorlage speichern, können Sie es jederzeit ausführen. Der einfachste Weg, dies in diesem Fall zu tun, ist auch über das Makro-Menü in der Multifunktionsleiste der Registerkarte “Entwickler”: Gehen Sie zur Registerkarte und klicken Sie auf die Schaltfläche. Makros ?, Genau wie Sie es beim Erstellen des Makros getan haben.
Das erstellte und gespeicherte Makro wird nun im Fenster angezeigt, das Sie durch Klicken mit der linken Maustaste auswählen können. Um das Skript zu starten, müssen Sie nur die Taste drücken? Ausführen ?, Dadurch wird das Menü wieder geschlossen und der Makrocode ausgeführt.
So verknüpfen Sie PowerPoint-Makros mit einer Schaltflächen- oder Tastenkombination
Makros sollten Workflows und Prozesse in PowerPoint so einfach wie möglich gestalten. Daher ist es wichtig, dass sie schnell und ohne Komplikationen gestartet werden. Die zuvor erwähnte Option, ein Makro über das Makro-Menü zu starten, erfüllt diese Anforderung nicht vollständig. Aus diesem Grund bietet die Microsoft-Anwendung zwei Alternativen mit dem Start des Makros über eine Schaltfläche in der Schnellzugriffsleiste oder in der Multifunktionsleiste einer beliebigen Registerkarte, um die PowerPoint-Makros in einem einzigen Schritt auszuführen.
Fügen Sie die Schaltfläche? Makros? zur Symbolleiste für den schnellen Zugriff
Für einen schnellen Start eines PowerPoint-Makros können Sie der Symbolleiste oder dem Menüband für den Schnellzugriff einer beliebigen Registerkarte eine Schaltfläche hinzufügen. Standardmäßig enthält die Symbolleiste bereits einige Schaltflächen zur schnellen Ausführung bestimmter Programmschritte , z. B. zum Speichern des aktuellen Dokuments. Wenn Sie diese Leiste mit einer Schaltfläche für Ihr Makro erweitern möchten, greifen Sie zuerst auf Optionen zu (über die Registerkarte? Datei?). Dort in die Kategorie gehen? Schnellzugriffssymbolleiste ?:
In? Befehle auswählen? (linkes Fenster), wählen Sie den Eintrag? Makros ? und klicken Sie mit der linken oder rechten Maustaste auf das erstellte Makro. Drücken Sie dann die Taste? Hinzufügen? Damit PowerPoint das Makro in das rechte Menüfenster einfügt:
Wenn Sie im Fenster rechts auf den Makroeintrag klicken und dann auswählen? Ändern ? Können Sie den Namen und das Symbol der Schaltfläche ändern. Bestätigen Sie abschließend die neue Schaltfläche in der Schnellzugriffsleiste mit “OK”.
Fügen Sie die Schaltfläche? Makros? zum Band eines Tabs
So fügen Sie eine Schaltfläche hinzu: Makros? Sie müssen praktisch die gleichen Schritte ausführen, um es der Schnellzugriffsleiste zum Menüband einer bestimmten Registerkarte hinzuzufügen. Ein zusätzlicher Schritt ist jedoch erforderlich. Im Gegensatz zur Schnellstartleiste kann die Schaltfläche erst integriert werden, nachdem eine benutzerdefinierte Gruppe erstellt wurde .
Zuerst müssen Sie auch auf die PowerPoint-Optionen zugreifen (? Datei ?? Optionen?). Dann zur Kategorie navigieren? Farbband anpassen ? und doppelklicken Sie im rechten Menüfenster auf die Registerkarte, in die Sie die Schaltfläche Makros integrieren möchten. Dann klick? Neue Gruppe ? So fügen Sie diese Registerkarte der genannten benutzerdefinierten Gruppe hinzu:
Mit? Name ändern ? Können Sie der neu erstellten Gruppe einen informativen Namen geben, bevor Sie den Punkt auswählen? Makros ? im linken Menüfenster unter? Befehle auswählen? . Klicken Sie auf das Makro, das eine Schaltfläche in der Multifunktionsleiste haben soll, und ordnen Sie es in der Gruppe mit der Schaltfläche an. Hinzufügen ?
Wie passiert es mit der Schaltfläche? Makros? Für die Schnellzugriffsleiste können Sie am Ende Ihrem PowerPoint-Makro auch ein individuelles Symbol zuweisen, indem Sie es im rechten Menüfenster auswählen und auf? Klicken. Name ändern ? Schließen Sie die Optionen mit? Akzeptieren ? und Sie finden die neue Schaltfläche in der Gruppe, die in der Multifunktionsleiste der ausgewählten Registerkarte erstellt wurde:
PowerPoint-Makros: Nützliche VBA-Codebeispiele
Mit Visual Basic für Applikationen können Sie eine Vielzahl verschiedener Makros in PowerPoint programmieren. Zum einen können es sich um ausführbare Skripte handeln, die Ihnen bei Ihrer täglichen Arbeit mit Präsentationssoftware genau helfen . Auf diese Weise können Sie aber auch einfache Funktionen in das Programm integrieren, die für die Vorbereitung Ihrer Präsentationen nicht erforderlich sein müssen. Das folgende PowerPoint-Makro dient beispielsweise nur zu Informationszwecken:
Sub Test() Dim strText As String strText = "Sistema operativo: " & _ Application.OperatingSystem _ & Chr(10) strText = strText & "Directorio: " _ & Application.Path & Chr(10) strText = strText & "Nombre de la aplicación: " _ & Application.Name & Chr(10) strText = strText & "Versión: " & _ Application.Version MsgBox strText, vbInformation, _ "Información del programa" End Sub
Wenn PowerPoint diesen VBA-Code ausführt, wird auf verschiedene Informationen zugegriffen : den Namen des Betriebssystems, auf dem PowerPoint ausgeführt wird, Beispielinformationen zum Verzeichnis, in dem die Anwendung gespeichert ist, sowie den Namen und die Versionsnummer der PowerPoint-Installation. Die Microsoft-Anwendung zeigt dann die Ergebnisse der Prüfung in einem Meldungsfeld mit dem Namen “Programminformationen” an:
Das folgende Beispiel ist ein weiteres Beispiel für ein Makro, das Ihnen die Arbeit mit dem Microsoft-Programm erheblich erleichtert. Der folgende umfangreiche VBA-Code erweitert Ihre Präsentationssoftware um ein Makro, das bei Ihrer Entscheidung automatisch einen Index für ausgewählte Folien mit oder ohne Hyperlinks erstellt:
Option Explicit Sub Agenda(Optional Hyperlinks As Boolean) Dim i As Integer Dim o As Integer Dim strSel As String Dim strTítulo As String Dim strTítuloAgenda As String Dim slAgenda As Slide Dim intPos As Integer Dim OrdenDiapositivas() As Integer On Error Resume Next If ActiveWindow.Selection.SlideRange.Count > 0 Then ReDim OrdenDiapositivas(1 To ActiveWindow.Selection.SlideRange.Count) 'Seleccionar la posición de la diapositiva de contenido intPos = InputBox("¿Antes de qué diapositiva debe introducirse la agenda?", "Posición de la agenda") 'Cancelar si el valor es mayor que el número de diapositivas If intPos > ActivePresentation.Slides.Count Then MsgBox "El valor seleccionado es mayor que el número de diapositivas de la presentación." Exit Sub End If 'Introducir título de la diapositiva de índice strAgendaTitel = InputBox("¿Qué título debe tener la diapositiva índice?", "Introducir título") 'Determinar los ID de las diapositivas seleccionadas For i = 1 To ActiveWindow.Selection.SlideRange.Count FolienFolge(i) = ActiveWindow.Selection.SlideRange(i).SlideIndex Next For o = 1 To UBound(OrdenDiapositivas) If ActivePresentation.Slides(OrdenDiapositivas(o)).Shapes.HasTitle Then 'Build up the ToC Text strTitel = ActivePresentation.Slides(OrdenDiapositivas(o)).Shapes.Title.TextFrame.TextRange.Text strSel = strSel & strTitel & vbCrLf End If Next 'Insertar la diapositiva vacía en la posición deseada, introducir el título y los encabezados Set slAgenda = ActivePresentation.Slides.Add(intPos, ppLayoutText) slAgenda.Shapes(1).TextFrame.TextRange = strAgendaTitel slAgenda.Shapes(2).TextFrame.TextRange = strSel 'Insertar hipervínculos If Hyperlinks Then For o = 1 To UBound(OrdenDiapositivas) If ActivePresentation.Slides(OrdenDiapositivas (o) + 1).Shapes.HasTitle Then 'Build up the ToC Text strTitel = ActivePresentation.Slides(OrdenDiapositiva(o) + 1).Shapes.Title.TextFrame.TextRange.Text With slAgenda.Shapes(2).TextFrame.TextRange.Paragraphs(o).ActionSettings(ppMouseClick) .Action = ppActionHyperlink .Hyperlink.Address = "" .Hyperlink.SubAddress = ActivePresentation.Slides(OrdenDiapositivas(o) + 1).SlideID & "," & ActivePresentation.Slides(OrdenDiapositivas(o) + 1).SlideIndex & "," + strTitel End With End If Next End If End If End Sub Sub DirectorioSinHipervínculos() 'Insertar directorio sin hipervínculos Agenda (False) End Sub Sub DirectorioConHipervínculos() 'Insertar directorio con hipervínculos Agenda (True) End Sub
Um die Möglichkeiten dieses Makros zu nutzen, das in der PowerPoint-Installation in den beiden Varianten “Verzeichnis ohne Hyperlinks” gespeichert ist. und “Verzeichnis mit Hyperlinks” werden nur die Folien ausgewählt, die Sie im Index darstellen möchten. Dies erfordert, dass beim Starten des PowerPoint-Makros alle gewünschten Folien ausgewählt sind. Dies wird erreicht, indem Sie die [Strg] -Taste gedrückt halten und mit der linken Maustaste auf die entsprechende Reihe von Folien klicken. Die Reihenfolge, die Sie dabei beibehalten, hat einen entscheidenden Einfluss auf den Index: Das Makro zeigt jeden Indexeintrag in genau umgekehrter Reihenfolge der von Ihnen getroffenen Auswahl an.
Nachdem Sie das Makro gestartet haben, müssen Sie zwei Fragen beantworten:
- VOR welcher Folie sollte die Tagesordnung eingeführt werden?
- Welchen Titel sollte die Indexfolie haben?
Wenn Sie die beiden Informationen angeben und mit “OK” bestätigen, erstellt das PowerPoint-Makro eine Folie mit dem Index an der gewünschten Stelle. Wenn diese Option ausgewählt ist, werden Hyperlinks zu den verschiedenen Folien angezeigt:
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