Viele Menschen in der Gesellschaft führen ein geschäftiges Leben. Um jemanden zu treffen, ist es daher fast unerlässlich, dass Sie eine bestimmte Zeit und einen bestimmten Ort für ein Treffen planen. Für informelle Meetings funktioniert normalerweise eine einfache SMS oder ein Anruf. Für formelle Treffen kann ein Brief gesendet werden, um die Anfrage zu stellen. Dieser Brief muss zwar nicht lang sein, Sie müssen jedoch den Grund für die Besprechung, die möglichen Termine und Uhrzeiten der Besprechungen ansprechen und nachfragen.
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Beginnen Sie den Brief mit dem Datum, der Adresse des Empfängers und der Begrüßung, z. B. “Sehr geehrter Herr Victor” Wenn Sie an einem anderen Ort als dem Empfänger arbeiten, geben Sie Ihre physische Adresse und die Adresse des Empfängers an. Die Adressen sind von entscheidender Bedeutung, wenn Sie den Brief senden, aber es ist nicht notwendig, wenn Sie eine E-Mail senden.
Beginnen Sie den Briefkörper mit dem Ausdruck Ihres Wunsches, sich mit der Person zu treffen. Zum Beispiel könnten Sie schreiben: “Ich schreibe diesen Brief, um ein Treffen mit Ihnen zu beantragen.”
Geben Sie den Grund und die Dauer an, die Sie für das Meeting benötigen.
Bieten Sie mögliche Termine und Zeitpläne in schriftlicher Form an, mit einem Satz wie: “In der Woche vom 21. März kann ich mich jeden Tag zwischen 9.00 Uhr und 12.00 Uhr treffen.”
Fordern Sie alternative Daten an, wenn die potenziellen Daten nicht mit dem Zeitplan der Person übereinstimmen. Sie können es so schreiben: “Wenn diese Daten nicht mit Ihrem Zeitplan übereinstimmen, senden Sie mir bitte ein alternatives Datum und Zeiten.”
Fragen Sie nach dem Follow-up zu dem Aufruf des Meetings. Fügen Sie Ihre Kontaktinformationen hinzu.
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