Die Medien erhalten täglich Hunderte von Pressemitteilungen und müssen unter den wichtigsten Nachrichten auswählen. Deshalb müssen wir beim Schreiben und Versenden einer Pressemitteilung sowohl auf den Inhalt als auch auf die Form achten. Es ist wichtig, dem Journalisten die Aufgabe zu erleichtern, damit es ihm leichter fällt, die Informationen zu veröffentlichen, die wir ihm geschickt haben. Deshalb möchten wir Ihnen erklären, wie Sie eine Pressemitteilung schreiben können.
Zunächst ist anzumerken, dass Pressemitteilungen derzeit ein elektronisches Format haben , per E-Mail versandt oder auf Webseiten hochgeladen werden. Bis heute werden Pressemitteilungen nicht mehr auf Papier gedruckt, sondern Journalisten und Kommunikatoren können nach eigenem Ermessen entscheiden, ob sie diese drucken müssen oder nicht.
Es ist auch wichtig zu bedenken, dass die Pressemitteilungen oder Pressemitteilungen für den Journalisten interessant sein sollten oder sie erhalten, dh dass es sich um ein wichtiges oder berichtenswertes Ereignis handelt , das zur Veröffentlichung der Informationen führt. Kommunikationsprofis erhalten täglich eine Unzahl von Notizen und müssen auswählen, welche interessanter sind, also müssen wir auswählen, was wir senden.
Zum Zeitpunkt der Erstellung einer Pressemitteilung können wir keines der grundlegenden Elemente vergessen:
- Inhaber: muss berüchtigt und auffällig sein, um zu laden, weiter zu lesen, wird es mit einer Reihe von großen und fetten Buchstaben auffallen.
- Untertitel: Auch wenn es manchmal verzichtbar sein kann, wird es verwendet, um die Informationen des Titels zu erweitern.
- Datum und Ort der Veröffentlichung: Vor dem Beginn des Textes müssen wir angeben, wo und wann die Information der Notiz stattfindet.
- Informationskörper: Der Text wird in Form einer umgekehrten Pyramide geschrieben, dh mit den wichtigsten Informationen im ersten Absatz. Die 6 W müssen beantwortet werden: was, wer, wie, wann, wo und warum.
- Kontaktdaten: Mindestanzahl an E-Mails und Telefonnummern als Kontaktinformationen, damit der Journalist uns kontaktieren kann, um die Informationen zu erweitern, falls Sie diese benötigen.
In Bezug auf die Art der Sprache, die wir beim Schreiben einer Pressemitteilung verwenden sollten, sollte sie klar und präzise sein, ohne technische Details, die die spätere Veröffentlichung der Nachrichten erschweren. Gebete sollten nicht übermäßig lang, zweideutig oder schwer zu verstehen sein.
Es wird auch sehr wichtig sein, beim Schreiben einer Pressemitteilung auf das Unternehmensimage der Organisation zu achten. Auf diese Weise können das Logo oder personalisierte Überschriften eingefügt werden, ebenso wie die Unternehmenstypographie, wenn sie verfügbar ist. Der Inhalt einer Pressemitteilung wird wesentlich sein, aber auch die Form und das Design müssen berücksichtigt werden. Auf die gleiche Weise können auch Informationen über das Unternehmen oder die Entität enthalten sein, so dass der Journalist die Mission, die Vision und die Werte kennen kann.
Es wird wichtig sein , die Pressemitteilung an die Kommunikationsmittel anzupassen, an die wir sie senden werden. Wenn es sich also um eine Pressemitteilung handelt, ist es sehr angebracht, Bilder anzuhängen, die in den Nachrichten veröffentlicht werden können. Wenn es sich um ein Radio handelt, werden die Fotos nichts nützen, sondern die Stimme.
Bezüglich des Formats zum Schreiben und Versenden von Pressemitteilungen sollten sie als Anhang an eine E -Mail angehängt werden , niemals als Textkörper der E-Mail oder als Bild eingefügt werden. Außerdem empfehlen wir, dass Sie Dateiformate verwenden, die verhindern, dass der Text verschoben wird – wie es in Word passieren kann – und dass der Journalist es erhält, wie wir es geschrieben haben; Das PDF wird ein ideales Format sein. Außerdem ist es wichtig, dass der Empfänger Teile des Textes kopieren und einfügen kann, um seine Aufgabe zu erleichtern.
Wir müssen uns auch darum kümmern, wie wir dem Journalisten die Pressemitteilung zukommen lassen , das heißt, es wird immer viel effektiver sein, eine personalisierte E-Mail für jeden von ihnen zu schreiben, die ihn namentlich anspricht. Auf die gleiche Weise wird empfohlen, eine nachfolgende telefonische Nachverfolgung durchzuführen, um den korrekten Empfang des Pressematerials zu garantieren und somit dem Journalisten diese Information zu erinnern.
Wenn Sie einen Bulk senden, müssen Sie die Empfänger in eine versteckte Kopie einfügen. Machen Sie nicht den Fehler, die E-Mails von Journalisten öffentlich zu teilen, wenn Sie eine Pressemitteilung senden.
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- Senden Sie keine Notizen jedes Mal, wenn die Organisation etwas tut. Wählen Sie den richtigen und berichtenswerten Moment.