Dank benutzerdefinierter Outlook- Schnellschritte können wir enorm viel Zeit sparen . Viele von uns verbringen einen großen Teil ihres Arbeitstages damit, verschiedene E-Mails aller Art zu beantworten. Die Schnellschritte sollen verschiedene Aufgaben erleichtern, die je nach Bedarf individuell angepasst werden können.
So sparen Sie Zeit in Outlook mit benutzerdefinierten Schnellschritten
Erstellen Sie benutzerdefinierte Schnellschritte
Als Erstes erstellen wir unseren eigenen benutzerdefinierten Schnellschritt. Dazu gehen wir zur Registerkarte „Startseite“ und wählen den unteren Pfeil im Feld „Schnellschritte“ aus.
Hier wählen wir „Neu erstellen“. Wir können den Cursor auch auf „Neuer Schnellschritt“ bewegen und im Popup-Menü „Benutzerdefiniert“ auswählen.
Es gibt verschiedene Arten von Schnellschritten, von denen jeder einem bestimmten Zweck dient und uns eine nützliche Automatisierung bietet, die uns hilft, Zeit zu sparen.
Verwalten Sie Kategorien, Aufgaben und Flags
Einer der besten benutzerdefinierten Schnellschritte für Kategorien, Aufgaben und Flaggen ist, dass wir in unserer E-Mail mehrere Dinge erhalten können. Wir weisen eine Kategorie zu, hängen eine Flagge an oder erstellen eine Aufgabe. Wir können die Kategorien oder Tags auch löschen oder die Nachricht sogar vollständig markieren.
Wir gehen zum Dropdown-Feld „Aktion auswählen“ und wählen die Option im Abschnitt „Kategorien, Aufgaben und Marken“ aus.
Beispielsweise können wir die Aktion „Nachricht kategorisieren“ auswählen. Anschließend wählen wir die Kategorie im Dropdown-Feld aus. Dann können wir der Nachricht mit einem einfachen Klick eine Kategorie zuweisen.
Ein weiteres mögliches Beispiel ist die Verwendung der Aktion „Aufgabe mit Nachrichtentext erstellen“. Diese Option eignet sich tatsächlich sehr gut, wenn wir ausstehende Aufgaben in Outlook verwalten. Als nächstes müssen wir den Quick Step auswählen und in der E-Mail wird ein neues Aufgabenfenster geöffnet.
Nachrichtenpräsentation
Einer der nützlichsten Schnellschritte ist in der Kategorie „Datei“ zu finden. Dadurch können Sie eine E-Mail schnell verschieben, kopieren oder löschen.
Wir wählen das Dropdown-Feld „Aktion auswählen“ und wählen im Abschnitt „Präsentation“ eine Option aus. Wir müssen diesem schnellen Schritt oben im Fenster einen Namen geben.
Wenn Sie sich für eine der Eliminierungsoptionen entscheiden, müssen wir hier natürlich nichts weiter tun.
Wenn wir hingegen „In Ordner verschieben“ oder „In Ordner kopieren“ wählen, verwenden wir das folgende Feld, um den gewünschten Ordner auszuwählen. Dies ist sehr praktisch, wenn wir E-Mails normalerweise in denselben Ordner verschieben oder kopieren.
Über das Dropdown-Feld unten können wir auch eine Tastenkombination zuweisen. Wir können sogar einen Tooltip-Text einfügen, damit wir wissen, was der Schnellschritt bewirkt, wenn wir mit der Maus darüber fahren.
Antworten oder weiterleiten
Mit der Kategorie „Antworten“ können wir eine neue Nachricht erstellen, weiterleiten, antworten oder allen antworten, mit einer Besprechung antworten oder die E-Mail mit einer angehängten Datei oder einem Ordner weiterleiten usw.
Wir beginnen mit der Dropdown-Box, indem wir die Aktion „Antworten“ auswählen.
Ein Beispiel hierfür wäre die Weiterleitung der Nachricht als Anhang. Dies ist ideal, wenn wir normalerweise E-Mails erhalten, die Sie häufig an jemand anderen weiterleiten. Wir wählen „Nachricht als Anhang weiterleiten“ im Feld „Aktion auswählen“ aus.
Wenn wir die Details der Weiterleitungs-E-Mail vorab ausfüllen möchten, müssen wir „Optionen anzeigen“ auswählen.
Jetzt können wir dieser E-Mail alles hinzufügen, was wir wollen: Betreff, Marke, Text, Wichtigkeit usw. Wir müssen bedenken, dass diese Informationen jedes Mal gelten, wenn wir den Quick Step verwenden.
Erstellen Sie einen Termin
Die Option „Termin“ eignet sich hervorragend für Nachrichten, die wir erhalten und die normalerweise in Besprechungen enden. Wir können ein neues Treffen vereinbaren oder einen Termin vereinbaren. Ein gutes Beispiel ist das Erstellen eines neuen Meetings.
Um eine leere Besprechungsanfrage einzurichten, die wir gerade ausfüllen, müssen wir lediglich im Dropdown-Feld „Neue Besprechung“ auswählen. Wir wählen die Aktion aus und sonst nichts. Wenn wir Details so ausfüllen möchten, dass sie standardmäßig beibehalten werden, müssen wir „Optionen anzeigen“ auswählen.
Wir können interessante Details hinzufügen wie: Thema, Ort, Wichtigkeit, Text, Teilnehmer usw. Denken Sie daran, dass diese Details bei jeder Verwendung für diesen Schnellschritt gelten.
E-Mail-Status ändern
Es ist sogar möglich, damit den Status einer E-Mail auf „Lesen“ statt „Lesen“ zu ändern oder ihre Wichtigkeit festzulegen. Um dies zu erreichen, werden wir einen schnellen Zustandsänderungsschritt verwenden.
Wir wählen das Dropdown-Feld „Aktion auswählen“ und hier wählen wir „Status ändern“. Als Nächstes geben wir diesem schnellen Schritt einen Namen.
Wenn wir „Als gelesen markieren“ oder „Als ungelesen markieren“ wählen, müssen wir nichts anderes auswählen.
Wenn wir Wichtigkeit festlegen auswählen, müssen wir im nächsten Dropdown-Feld, das wir sehen, die Priorität auswählen. Dies ist sehr nützlich, um Nachrichten schnell als wichtig zu markieren.
So verwenden Sie benutzerdefinierte Schnellschritte
Nachdem wir einen benutzerdefinierten Schnellschritt erstellt haben, müssen wir lernen, wie man ihn verwendet. Dazu müssen wir eine E-Mail auswählen und gehen zur Registerkarte „Startseite“. Hier wählen wir die Quick Step-Aktion aus, die den Namen hat, den wir ihr zugewiesen haben.
Wenn sich der erstellte Schnellschritt bewegt, markiert oder reagiert, geschieht dies automatisch, wenn wir darauf klicken. Wenn Sie einen Quick Step konfigurieren, um eine Nachricht weiterzuleiten, eine Aufgabe zu erstellen oder einen Termin zu vereinbaren, sehen wir das entsprechende Feld wie den Quick Step im Bild zum Erstellen einer Aufgabe.