Eine der Aufgaben, die wir bei der Arbeit mit Dokumenten in Microsoft Word unabhängig von ihrer Ausgabe ständig ausführen, ist das Hinzufügen von Bildern, Tabellen, Hyperlinks und das Anwenden von Formaten auf den Inhalt, um das Erscheinungsbild professioneller zu gestalten und viel mehr Informationen bereitzustellen. präzise und dynamische Daten oder Elemente darzustellen.
Diese Art von Aufgaben umfasst normalerweise das Hinzufügen einer großen Anzahl von Multimedia-Elementen wie eingebetteten Bildern, Schriftarten und anderen Objekten , wodurch die endgültige Datei normalerweise mehrere Megabyte groß wird. Obwohl dies für viele Benutzer unbemerkt bleibt oder nicht relevant ist.
Dies wird zu einem Problem, wenn diese Datei per E-Mail angehängt, auf eine Website hochgeladen oder auf einer Plattform veröffentlicht wird. Dies liegt daran, dass für diese Dateitypen eine Größenbeschränkung für das Hochladen gilt. Daher ist es nicht möglich, diese Aufgabe auszuführen.
Es ist daher wichtig zu lernen, die Größe unserer Microsoft Word- Dateien zu reduzieren, ohne deren Qualität oder Inhalt zu verlieren. Aus diesem Grund gibt TechnoWikis eine Reihe praktischer Tipps, um dies zu erreichen.
1. Konvertieren des Dokuments von DOC in DOCX in Word 2019, 2016, um die Größe zu verringern
Ab Office 2007 wurde die Erweiterung .docx als Speicheralternative eingeführt. bis Microsoft Office 2013, das als Standardformat festgelegt wurde.
Die Dokumente wurden normalerweise im DOC-Format gespeichert. Dieses Format ähnelt dem aktuellen DOCX-Format, weist jedoch einige grundlegende Unterschiede auf, die sich direkt auf die Möglichkeit auswirken, das Format korrekt beizubehalten. Ab dem Eintreffen von Office 2013 werden die Dokumente standardmäßig in .docx gespeichert.
Das DOCX-Format wurde von Microsoft als Ersatz für DOC entwickelt. Diese Änderung steht im Zusammenhang mit der zunehmenden Konkurrenz von Open Source- und freien Formaten wie Open Office und ODF. Bei den .docx-Dateien wurde die Codierungsarbeit für diese in XML ausgeführt, sodass der Buchstabe X in .docx hinzugefügt wird und dank dieser neuen Codierung erweiterte Funktionen unterstützt werden können.
Eine der auffälligsten Neuigkeiten ist, dass DOCX-Dateien genau wie ZIP-Dateien funktionieren, da sie den Inhalt des Dokuments komprimieren . Die Konvertierung einer DOC-Datei in das DOCX-Format führt daher in einigen Fällen zu einer drastischen Größenreduzierung.
Um eine DOC-Datei in eine DOCX-Datei zu konvertieren, müssen Sie folgende Schritte ausführen:
Wir werden auf diese Datei zugreifen und dann zum Menü “Datei” gehen. Dort gehen wir zum Abschnitt “Information”, um die Kategorie “Kompatibilitätsmodus” zu finden und dort klicken Sie auf die Option “Konvertieren”:
Die folgende Meldung wird angezeigt. Dort klicken wir auf die Schaltfläche “Übernehmen”
Anschließend müssen Sie den Pfad und den Namen angeben, um die Datei im neuen Format zu speichern. Microsoft Word führt diese Konvertierung durch, indem eine neue Version des Dokuments im neuen DOCX-Format erstellt wird. Damit die vorherige Version von .doc weiterhin verfügbar ist und wir den Größenunterschied zwischen beiden Erweiterungen überprüfen können:
2. Führen Sie während der Bildspeicherung in Word 2019, 2016 Bearbeitungsaufgaben aus, um die Dokumentgröße zu reduzieren
Während der Bearbeitungsaufgaben eines Bildes in Microsoft Word werden alle Bildeditionen als aktiver Bestandteil des Dokuments gespeichert. Wenn wir also ein Bild im Dokument ausschneiden, behält Word das Originalbild in seiner Gesamtheit bei. Dies ist eine Auswirkung auf den Speicherplatz, die sehr hoch und unnötig sein kann. Sie müssen dies beim Sparen von Platz berücksichtigen.
Um dies zu vermeiden, ist es ratsam, wenn wir wissen, dass die Bilder des Microsoft Word-Dokuments bearbeitet werden müssen (z. B. beschnitten, Filter anwenden, ihre Ausrichtung ändern usw.), integrierte Anwendungen wie Paint, Paint 3D , Vorschau usw. Führen Sie von dort aus die Änderungen aus, speichern Sie dieses Bild und fügen Sie es bereits bearbeitet in das Word-Dokument ein. Auf diese Weise können wir das endgültige Dokument verkleinern.
3. Fügen Sie Bilder ein, anstatt sie zu kopieren und einzufügen, um die Dokumentgröße in Word 2019, 2016 zu reduzieren
Normalerweise verwenden wir die Copy & Paste-Methode, um dem Microsoft Word-Dokument verschiedene Elemente wie z. B. ein Bild hinzuzufügen. Der Fehler ist jedoch, dass Word bestimmte Annahmen zur Verwaltung des Bildes verwendet.
Wenn das von uns eingefügte Bild beispielsweise im BMP- oder JPG-Format vorliegt, bei dem es sich um eine große Datei handelt, wird es von Word in der Regel mit all seinen Eigenschaften eingefügt, wodurch die Dateigröße drastisch erhöht wird HD (High Definition).
In diesem Fall empfiehlt TechnoWikis, zunächst die entsprechenden Bearbeitungsaufgaben für das Bild in einer beliebigen Bildanwendung durchzuführen. Nachdem dies irgendwo auf der Festplatte gespeichert wurde, gehen Sie zum Menü “Einfügen” und wählen Sie in der Gruppe “Illustrationen” die Option “Bilder”.
Dort gehen wir zu der Route, auf der das bearbeitete Bild gespeichert wurde, und laden es in das Word-Dokument hoch, wodurch die allgemeine Größe der Datei verringert wird.
4. Komprimieren Sie Bilder auf integrierte Weise, um die Dokumentgröße in Word 2019, 2016 zu reduzieren
Das Komprimieren eines Elements hat sich als eine der besten Methoden erwiesen, um die Größe aller Elementtypen zu reduzieren und sie so für andere Benutzer freizugeben und ihnen sogar Sicherheitsmaßnahmen hinzuzufügen. Mit Microsoft Word haben wir die Möglichkeit, die Bilder des Dokuments zu komprimieren, um dessen Größe erheblich zu reduzieren.
Dazu gehen wir in das Menü “Datei” und wählen die Option “Speichern unter”:
Klicken Sie im angezeigten Fenster auf die Schaltfläche “Extras” unten rechts und wählen Sie dort die Option “Bilder komprimieren”:
Das folgende Fenster wird angezeigt. Dort müssen wir die Qualität definieren, mit der die Bilder des Dokuments komprimiert werden müssen und wir können sehen, dass die Option “Nur auf dieses Bild anwenden” abgeblendet erscheint, da bei dieser Methode die verwendete Konfiguration auf alle Bilder und nicht nur auf diese angewendet wird zu einem individuell.
5. Verknüpfen Sie Elemente, anstatt sie einzubetten, um die Dokumentgröße in Word 2019, 2016 zu reduzieren
Microsoft Word bietet unter anderem die Möglichkeit, verschiedene Elemente wie MP3-Dateien, PowerPoint-Präsentationen oder Excel- Tabellen in das aktive Dokument einzubetten. Dies ist zwar nützlich, kann jedoch dazu führen, dass die endgültige Größe der Word-Datei zunimmt.
Das Gute am Verknüpfen eines Elements ist, dass sich diese Änderung beim Vornehmen einer Änderung im Originaldokument im Word-Dokument widerspiegelt. Um beispielsweise einige Excel-Zellen einzufügen, kopieren wir die gewünschten Zellen und gehen dann in Word zur Option “Einfügen” und wählen dort “Inhalte einfügen” aus:
Im erweiterten Fenster markieren wir die Zeile “Microsoft Excel Object Calculation Sheet”. Klicken Sie auf “OK” und auf diese Weise wurde das Element verknüpft.
6. Stoppen Sie das Einbetten von Schriftarten in die Word-Datei, um die Dokumentgröße zu verringern
Wenn wir Quellen hinzugefügt haben, um bessere Präsentationen des endgültigen Dokuments zu erhalten, ist es normal, dass wir beim Teilen dieser Dateien mit anderen Benutzern die Option haben, die verwendeten Quellen automatisch herunterzuladen, was eine Vergrößerung der Datei bedeutet.
Um zu verhindern, dass Word diese Schriftarten automatisch herunterlädt, gehen wir zum Menü “Datei”> “Optionen” und wählen im Popup-Fenster den Abschnitt “Speichern” aus und deaktivieren dort das Kontrollkästchen “Schriftarten in die Datei einbetten”. Klicken Sie auf “Akzeptieren”, um die Änderungen zu übernehmen.
7. Vermeiden Sie das Speichern von Miniaturansichten in der Datei, um die Dokumentgröße in Word 2019, 2016 zu verringern
Microsoft Word bietet standardmäßig die Möglichkeit, ein Miniaturbild des aktiven Dokuments zu speichern, damit Windows im Datei-Explorer dieses Dokuments eine Vorschau erstellen kann:
Um zu verhindern, dass Microsoft Word diesen Vorgang ausführt, rufen Sie das Menü “Datei” auf und klicken Sie dort im Abschnitt “Informationen” auf die Schaltfläche “Eigenschaften” und dann auf die Option “Erweiterte Eigenschaften”:
Im Popup-Fenster wechseln wir zur Registerkarte “Zusammenfassung” und deaktivieren dort das Kontrollkästchen “Miniaturbilder für alle Word-Dokumente speichern”. Klicken Sie auf die Schaltfläche “Übernehmen”, um die Änderungen zu übernehmen.
8. Deaktivieren Sie die Selbstwiederherstellungsfunktion, um die Dokumentgröße in Word 2019, 2016 zu reduzieren
Es ist nicht der am besten geeignete Rat, da diese Funktion der Selbstwiederherstellung von Word die Aufgabe hat, regelmäßige Backups der Datei zu erstellen, während wir daran arbeiten. Wenn also die Anwendung ausfällt oder auf dem Computer ein Problem auftritt (Stromausfall, Neustart usw.), werden dank dieser Funktion beim nächsten Zugriff auf Word automatisch mehrere Versionen aus geöffneten Dokumenten wiederhergestellt.
Diese Funktion vergrößert die Datei, ist jedoch eine der besten Sicherheitsoptionen in Microsoft Word.
Wenn wir es deaktivieren möchten, um die endgültige Größe der Datei zu verringern, müssen wir zum Pfad “Datei”> “Optionen” gehen und im Abschnitt “Speichern” das Feld “Selbstwiederherstellungsinformationen alle (Minuten) speichern” deaktivieren. Klicken Sie auf “Akzeptieren”, um die Änderungen zu übernehmen.
9. Löschen Sie persönliche und versteckte Informationen aus dem Microsoft Word-Dokument, um die Größe zu verringern
Word speichert auf integrierte Weise in der Datei verschiedene sichtbare und verborgene Informationen zu Aspekten, die in der Datei bearbeitet wurden. Aus Sicherheitsgründen möchten wir, dass andere Benutzer diese Informationen nicht sehen. Durch diese Art von Informationen wird die endgültige Größe der Datei erhöht, sodass beim Deaktivieren zwei Aufgaben ausgeführt werden, nämlich Sicherheit und Speicherplatz.
Um diesen Vorgang durchzuführen, gehen wir in das Menü “Datei / Informationen” und klicken dort auf die Schaltfläche “Auf Probleme prüfen” im Bereich “Dokument prüfen” und wählen die Option “Dokument prüfen”:
Die folgende Meldung wird angezeigt. Klicken Sie auf die Schaltfläche “Ja”
Als nächstes müssen wir die Variablen auswählen, die mit dem Inspektor angewendet werden müssen. Einmal ausgewählt, klicken Sie auf die Schaltfläche “Inspizieren”
Sobald der Vorgang abgeschlossen ist, sehen wir die entsprechenden Ergebnisse. Dort können wir auf die Schaltfläche Alle entfernen für jeden Abschnitt klicken, falls zutreffend:
10. Kopieren Sie alle Informationen in ein neues Word-Dokument, um die Dokumentgröße zu reduzieren
Bei der Arbeit an einem Microsoft Word-Dokument werden von Natur aus mehrere Elemente im Hintergrund gespeichert, um eigene Aufgaben für das Dokument auszuführen. Eine praktische Lösung besteht darin, den gesamten Inhalt in eine neue Datei zu kopieren.
Dazu erstellen wir ein neues leeres Dokument und wählen mit den folgenden Tasten den gesamten Inhalt des aktuellen Dokuments aus:
+ E Strg + E
Im neuen Dokument drücken wir die folgende Tastenkombination, um alles einzufügen:
+ V Strg + V
Dadurch werden alle im Originaldokument konfigurierten Text-, Abschnitts-, Format- und Seitenlayoutoptionen sowie weitere Parameter kopiert. Es werden jedoch keine Informationen aus AutoWiederherstellen oder früheren Versionen kopiert, wodurch die endgültige Größe des Dokuments verringert wird Final das Ziel, das wir von Anfang an haben.
11. Deaktivieren Sie die Hintergrundspeicherung, um die Dokumentgröße in Word 2019, 2016 zu reduzieren
Microsoft Word verfügt über eine integrierte Funktion, mit der Sie Dokumentänderungen im Hintergrund speichern können, um Informationsverlust zu vermeiden. Diese Konfiguration ist in Word standardmäßig aktiviert und besteht aus dem Speichern des Dokuments im Hintergrund, während wir daran arbeiten. Daher müssen beim Speichern der Datei weniger Änderungen vorgenommen werden, sodass der Vorgang schneller ist.
Diese Funktion impliziert die Verwendung von etwas mehr Dateigröße. Wenn wir diese Funktion deaktivieren möchten, um auf bessere Größenstufen zuzugreifen, müssen wir zum Pfad “Datei”> “Optionen” gehen und dort im Abschnitt “Erweitert” , gehen wir in die Kategorie “Speichern” und deaktivieren die Box “Speichern im Hintergrund erlauben”. Klicken Sie auf “Akzeptieren”, um die Änderungen zu übernehmen.
12. Konvertieren Sie Dateien in RTF oder HTML und konvertieren Sie sie anschließend in DOCX, um die Größe des Word-Dokuments zu verringern
Das RTF-Format (Rich Text Format) ist ein kostenloser Standard für Dokumente, der ein etwas erweitertes Format als der bekannte Nur-Text-Format bietet, jedoch nicht alle Funktionen von .docx bietet. Der Zweck besteht darin, die docx-Datei in RTF zu konvertieren, um das zusätzliche Format und alle versteckten Daten zu eliminieren und die endgültige Größe der Datei zu verringern.
Dieselbe Methode kann mit HTML angewendet werden, einem Webformat, mit dem die endgültige Größe der Datei verringert werden kann.
Gehen Sie dazu einfach auf die Option “Speichern wie” und wählen Sie im Bereich “Typ” “RTF oder HTML”. Klicken Sie auf “Speichern”, um die Änderungen zu übernehmen.
13. Ändern Sie die Seitengröße, um die Dokumentgröße in Word 2019, 2016 zu reduzieren
Normalerweise verwenden wir die Schriftgröße für unsere Dateien, aber wir können auch andere Formate wie A4 verwenden, um die Textkapazität in einem Word-Blatt zu erhöhen und damit die endgültige Größe des Dokuments zu verringern.
Um die neue Dokumentgröße zu definieren, gehen Sie zum Menü “Format” und klicken Sie im Abschnitt “Seite konfigurieren” auf die Option “Größe” und wählen Sie die für den jeweiligen Fall beste Option aus:
14. Beseitigen Sie frühere Versionen des Dokuments, um die Größe in Word-Dokument 2019, 2016 zu verringern
Microsoft Word behält frühere Versionen des Dokuments bei, während Sie daran arbeiten. Wir haben erwähnt, dass dies die Funktionalität von “Automatisch speichern” ist, aber wir können diese vorherigen Versionen entfernen, um Speicherplatz im Dokument freizugeben und auf diese Weise dessen Größe zu verringern.
Dazu gehen wir zu “Information” und dort klicken wir in den Bereich “Dokument verwalten”:
15. Fügen Sie nur den Text ohne das Format ein, um die Größe im Word-Dokument 2019, 2016 zu verringern
Normalerweise verwenden wir die Option, um direkt zu kopieren und einzufügen, sodass das gesamte Format, das den Ursprung hat, wie Tabellen, Farben, Themen usw., gleichermaßen angewendet wird, was sich auf die Größe der Word-Datei auswirkt und diese vergrößert.
Um zu vermeiden, dass die kopierten Informationen in ihrem Format eingefügt werden, klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie die Option “Nur Text behalten”. Daher fügen wir den Text ein, ohne das Quellformat zu kopieren.
16. Komprimieren Sie die Word-Datei, um sie mit 7-Zip oder WinRAR zu verkleinern
Wir haben angegeben, dass ein DOCX-Dokument eine komprimierte Datei ist. Damit kann es mit einer Anwendung wie 7-Zip oder WinRAR geöffnet werden, um den gesamten Inhalt anzuzeigen. Wir können alle Dateien aus der DOCX-Datei extrahieren, sie zu einer komprimierten Datei hinzufügen und sie dann in eine Dateierweiterung mit DOCX umbenennen.
Darüber hinaus können wir das in einer dieser Anwendungen erstellte Dokument komprimieren, das unter folgendem Link kostenlos heruntergeladen werden kann:
Nach der Installation können wir mit der rechten Maustaste auf die Word-Datei klicken und eine der folgenden Optionen für die Komprimierung verwenden:
Dann können wir die endgültige Größe sehen, mit der die ausgewählte Datei komprimiert wurde:
17. Komprimieren Sie ein bestimmtes Bild, um die Größe im Word-Dokument 2019, 2016 zu verringern
Wir haben gesehen, dass es möglich ist, alle in das Word-Dokument eingefügten Bilder global zu komprimieren. Wenn wir jedoch nur einen komprimieren möchten, müssen wir diesen auswählen und auf das Menü “Bildwerkzeuge” klicken.
Gehen Sie dort zu “Format”> “Bilder komprimieren” und das folgende Fenster wird angezeigt, in dem wir die Komprimierungsqualität auswählen und festlegen können, ob sie nur auf das aktuelle Bild oder auf alle im Dokument angewendet werden soll:
Daher haben wir nützliche Optionen, um die Größe unserer Word 2016- oder 2019-Dateien zu reduzieren und sie auf eine viel zentralere und einfachere Weise zu verwalten.