Das Gantt-Diagramm wird normalerweise verwendet, um eine chronologische Abfolge von Aktionen oder Aufgaben zu visualisieren. Aus diesem Grund ist das Diagramm als Projektmanagement- Tool so beliebt : Jedes Teammitglied kann auf einen Blick erkennen, wann Maßnahmen ergriffen werden müssen. Aber wie können Sie ein Gantt-Diagramm erstellen? Excel bietet Ihnen alles, was Sie zum Erstellen eines Gantt-Diagramms benötigen.

1. Warum brauchen Sie ein Gantt-Diagramm?
2. Erstellen Sie ein Gantt-Diagramm in Excel
   1. Schritt 1: Bereiten Sie den Tisch vor
   2. Schritt 2: Erstellen Sie das Gantt-Diagramm
   3. Schritt 3: Passen Sie das Diagramm an
   4. Schritt 4: Formen Sie das Gantt-Diagramm

Unternehmen, Teams und Freiberufler verwenden seit über 100 Jahren Gantt-Diagramme für die Projektplanung und -durchführung. Dies ist ein zweiachsiger Graph . Die verschiedenen Unteraufgaben eines Projekts sind auf der Y-Achse angeordnet. Die X-Achse zeigt dagegen die chronologische Reihenfolge. Die Balkendiagramme in diesem Diagramm zeigen den Zeitraum, in dem die entsprechenden Aufgaben ausgeführt werden sollen.

Das Diagramm bietet viel Handlungsspielraum, um das Erscheinungsbild an das jeweilige Projekt anzupassen. Die Zeitintervalle auf der X-Achse können beispielsweise in Tage oder Wochen unterteilt werden, oder Sie können auch mit ganz unspezifischen Phasen arbeiten. Wenn zusätzlich die einzelnen Balken unterschiedlich gefärbt sind, kann das Diagramm schneller verstanden werden. Die Achsen und Balken können auch um zusätzliche Informationen erweitert werden, um beispielsweise komplexere Beziehungen zu veranschaulichen oder Verantwortlichkeiten zu klären.

Gantt-Diagramme können auch außerhalb des Projektmanagements nützlich sein: Im Produktionsmanagement werden beispielsweise Diagramme verwendet, um einen Zuordnungsplan zu erstellen . Anstelle von Zeitphasen werden Aufgaben bestimmten Ressourcen zugewiesen, sodass Sie auf einen Blick feststellen können, wo Arbeitsfunktionen verfügbar sind.

Wenn Sie ein Gantt-Diagramm in Excel erstellen möchten, müssen Sie mehrere Schritte ausführen. Zunächst müssen Sie eine Tabelle erstellen, die alle benötigten Informationen enthält. Aus dieser Tabelle wird das Gantt-Diagramm in Ihrer Excel-Tabelle generiert und an bestimmte Anforderungen angepasst.

Alle von einem Gantt-Diagramm bereitgestellten Informationen können auch in einer Tabelle angezeigt werden. Diese Tabelle ist jedoch nicht so schnell verständlich wie das Diagramm. Um das Diagramm anzuzeigen, muss zunächst eine Basis für Excel erstellt werden. Genau dafür ist eine Tabelle gemacht: In der ersten Spalte werden alle im Projekt auftretenden Aufgaben eingetragen, während die Titelleiste Informationen zum Zeitraum enthält. Für das Gantt-Diagramm müssen Sie den Startpunkt und die Dauer angeben.

Aus diesen Daten können Sie Ihr Diagramm erstellen. Wählen Sie zuerst die gesamte Tabelle aus und wechseln Sie dann zur Registerkarte “Einfügen” und wählen Sie die Option? Gestapelte Balken? zwischen Spalten- und Balkendiagrammoptionen. Excel verbindet dann die beiden Werte: Der als Startpunkt angegebene Wert wird jetzt als erster Teil der Leiste angezeigt, während die Dauer den verbleibenden Teil der Leiste bildet (wie in der folgenden Abbildung dargestellt). Die Farbabgrenzung des ersten Teils des Balkens ist in einem Gantt-Diagramm jedoch überflüssig und muss entfernt werden. In Excel gibt es dafür einen Trick: Anstatt den Bereich selbst zu entfernen, entfernen Sie einfach die Farbe. Gehen Sie dazu zur Registerkarte? Format? (im Abschnitt “Diagrammwerkzeuge”, der beim Erstellen des Diagramms im Menü angezeigt wird).

Wählen Sie nun den ersten Teil der Leiste aus . Stellen Sie sicher, dass dieser Bereich auch in allen anderen Zeilen markiert ist. Andernfalls müssen Sie den Vorgang für jeden einzelnen Balken wiederholen. Wählen Sie dann “Fülleffekt”. im Menü und klicken Sie auf? Keine Füllung? . Jetzt ist der erste Teil der Bar noch da, aber er ist nicht mehr zu sehen. Sie haben ein klassisches Gantt-Diagramm erstellt: Aufgaben werden auf der linken Seite des Diagramms angeordnet, und die Balken (sichtbar) zeigen die Dauer dieser Aufgaben an.

Ein großer Vorteil von Excel besteht darin, dass Sie Änderungen direkt in der Tabelle vornehmen können, wenn Sie Änderungen vornehmen möchten, z. B. das Zeitintervall ändern oder eine Aufgabe umbenennen möchten. Das Diagramm wird automatisch angepasst. Wenn Sie jedoch eine andere Aufgabe eingeben möchten, müssen Sie den Datenbereich des Diagramms anpassen . Sobald Sie das gesamte Diagramm durch Klicken aktiviert haben, wird das Filtersymbol angezeigt. Klicken Sie nach dem Klicken auf die Schaltfläche auf “Daten auswählen …”. auf der Unterseite. Über das sich öffnende Menü können Sie Daten in Ihr Diagramm einfügen.

In der obersten Zeile des Menüs sehen Sie den aktuell ausgewählten Bereich. Um neue Aufgaben einzufügen, müssen Sie sie erweitern. Schreiben Sie dazu die richtigen Zellreferenzen entweder direkt in die Zeile oder indem Sie auf die Schaltfläche am rechten Rand der Zeile klicken. Anschließend können Sie den Bereich mit dem Mauszeiger auswählen.

Im Rahmen eines Projekts werden manchmal bestimmte Aufgaben immer wieder wiederholt. Damit dies sichtbar ist, müssen mehrere Balken in derselben Zeile sichtbar gemacht werden : Zuerst müssen Sie Ihrer Tabelle weitere Spalten hinzufügen. Definieren Sie dann die Startpunkte und zusätzlichen Zeiträume. Anschließend müssen Sie den Datenbereich des Diagramms anpassen und die Farbe der Bereiche der Balken entfernen, die für das Gantt-Diagramm nicht wichtig sind.

Möglicherweise möchten Sie zusätzliche Änderungen an Ihrem Gantt-Diagramm vornehmen, um den Anforderungen Ihres Projekts zu entsprechen. Die erste Anpassung des Layouts besteht wahrscheinlich darin, jedem Balken eine eigene Farbe zu geben. Dies erfolgt im Wesentlichen auf die gleiche Weise wie beim Ändern der Füllfarbe der Startbereiche der Balken. Erst jetzt müssen Sie dies Balken für Balken tun .

Je nach Situation kann es auch nützlich sein, bestimmte Elemente des Diagramms ein- oder auszublenden . Verwenden Sie das? +? Wählen Sie neben dem Diagramm die Komponenten des Diagramms aus, die Sie benötigen. In dieser Art von Diagramm ist es normalerweise nicht sehr nützlich, eine Legende einzufügen. Wenn Sie im Gegenteil die Funktion der Beschriftungen für die Daten aktivieren, können Sie die entsprechende Dauer direkt in den Balken lesen. Es kann auch nützlich sein, die X-Achse anzupassen: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Achsenbeschriftung und dann auf “Achse formatieren …”. In der unten geöffneten Seitenleiste können Sie das Intervall ändern und an das entsprechende Projekt anpassen.