Mail ist das Werkzeug, das für unseren Alltag unverzichtbar geworden ist. Zusätzlich zu seiner Hauptfunktion, wie dem Austausch von Nachrichten, verwenden wir es für unendlich viele andere Dinge. Eine der häufigsten Verwendungszwecke ist heute die Verwendung unserer Adresse zur Registrierung in sozialen Netzwerken oder anderen Websites, die diese benötigen.
Der Zugriff auf die Mail wird heutzutage immer einfacher, da wir in den meisten Fällen direkt in unserem Telefon einen Account haben . Wir können generell von jedem Ort aus darauf zugreifen, auch wenn wir keine gute Internetverbindung haben oder direkt null sind. Beispielsweise bietet uns Google Mail die Möglichkeit, E-Mails ohne die Notwendigkeit eines Netzwerks zu lesen.
Zu bestimmten Zeiten ist es notwendig, dass wir in unseren Unternehmens-E-Mails, und in einigen Fällen in persönlichen E-Mails, Autoresponder für alle Personen oder Unternehmen einrichten , die uns tägliche E-Mails jeglicher Art senden und ihnen so spezifische Informationen über unseren Zustand liefern , zum Beispiel wann Wir machen Urlaub, wenn wir aus persönlichen Gründen abwesend sind usw.
Die Möglichkeit, diese automatische Antwort einzurichten, finden Sie in verschiedenen E-Mail-Managern wie Google Mail oder Mac Mail . Dies gibt uns die Gewissheit, dass wir nicht jede einzelne unserer Nachrichten bearbeiten können, diese jedoch nicht vergessen und mit dem zuvor ausgewählten Text beantwortet werden.
Ein weiterer Manager, der diese Möglichkeit nicht bietet, ist Outlook 2016 . Mit diesem Tool können wir Regeln erstellen, sodass Antworten automatisch an alle Personen gesendet werden, die uns in dem von uns festgelegten Zeitraum schreiben. Dieses Dienstprogramm wird häufig in Arbeitsfällen verwendet, um Abwesenheiten im Falle von Urlaub, Arbeitsende, Dienstreise usw. zu melden.
Als nächstes werden wir sehen, wie wir eine Vorlage erstellen können, um automatisch die Autoresponder zu generieren, die angeben, was wir auswählen. Um für uns alle sehr nützlich zu sein, werden wir sehen, wie dies sowohl unter Windows als auch unter Mac konfiguriert wird. Der Unterschied ist in Bezug auf beide Systeme gering, wir möchten jedoch, dass er in beiden Systemen angezeigt wird, damit alle Benutzer die Datei korrekt erstellen können Autoresponder in Outlook.
1. Öffnen Sie Outlook 2016 und speichern Sie eine neue E-Mail
Zuerst öffnen wir Outlook in Windows und Mac und dann müssen wir in das Menü Neue E-Mail gehen oder die Tastenkombination Strg + U drücken, um unsere Vorlage zu erstellen.
Sobald wir die Option Neue E-Mail geöffnet haben, geben wir die Nachricht ein, die als automatische Antwort festgelegt werden soll, und klicken auf das Menü Datei , um die Option Speichern unter auszuwählen . In diesem Beispiel schreiben wir die folgende Nachricht:
“In diesem Moment bin ich abwesend; Ich werde am 25. Juli 2016 zurückkehren. Danke. ”
Dann speichern wir die E-Mail mit dem gewünschten Namen. In diesem Fall nennen wir sie Answer_TechnoWikis und als Dateityp müssen wir die Option Outlook-Vorlage auswählen .
In Mac-Umgebungen können wir direkt zur Konfiguration der Regeln gehen.
Als nächstes werden wir eine Regel erstellen, um die Nachricht zu definieren. Denken Sie daran, dass eine Regel eine Aktion ist, die Outlook automatisch in den eingehenden und ausgehenden E-Mails ausführt, sobald wir sie erstellt haben. Um eine Outlook-Regel in Microsoft Windows zu definieren, müssen Sie zum Menü Datei wechseln und im rechten Bereich die Option Regeln und Warnungen auswählen .
Sobald wir diese Optionen ausgewählt haben, werden die entsprechenden Assistenten angezeigt.
2. Festlegen der Regel in Microsoft Windows
Wir werden analysieren, wie die Regel in einer Windows-Umgebung implementiert wird. Nachdem der Assistent geöffnet wurde, müssen wir auf die empfangenen Nachrichten die Option Regel anwenden und auf Weiter klicken. Folgendes wird angezeigt:
Dort müssen wir die Bedingungen angeben, unter denen die Regel ausgeführt werden soll. In diesem Fall wählen wir nur die Option aus, die mir gesendet wurde, aber wir können alles markieren, was wir wollen. Klicken Sie auf Weiter. Im nächsten Fenster müssen Sie angeben, was mit den Nachrichten geschehen soll. An diesem Punkt müssen wir die Antwortoption unter Verwendung einer Standardvorlage auswählen .
Wir drücken auf den markierten Text (eine bestimmte Vorlage) und müssen dann die zuvor erstellte Vorlage auswählen.
Drücken Sie Öffnen , um die entsprechende Vorlage zu laden. Wir klicken auf Weiter und können in diesem Fenster Ausnahmen für diese Meldungen festlegen.
Nachdem Sie die Ausnahmen definiert haben, klicken Sie auf Weiter. Daraufhin wird eine Zusammenfassung der zu erstellenden Regel angezeigt und es wird angezeigt, ob Sie einen Namen für die Regel festlegen möchten. Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche Fertig stellen , um die Regel zu aktivieren.
Klicken Sie auf Übernehmen und dann auf OK , um die Änderungen zu speichern. Um nun zu überprüfen, ob der Autoresponder richtig funktioniert, senden wir eine Test-E-Mail von Hotmail an Outlook. Dies ist das Ergebnis.
3. Bearbeiten und Löschen von Regeln in Windows
Wenn wir eine Regel bearbeiten oder einfach löschen möchten, weil wir zu unserem Job zurückkehren oder verfügbar sind, wählen Sie einfach die Option Regeln und wählen Sie Regeln und Warnungen verwalten. Folgendes wird angezeigt.
Wählen Sie die Option Regel ändern und wir können sehen, dass wir verschiedene Optionen haben, wie zum Beispiel:
Von hier aus können wir die Parameter der Regel bearbeiten oder bei Bedarf entfernen.
4. Festlegen der Regel auf dem Mac
Die Implementierung des Autoresponders unter Mac OS ist viel einfacher als unter Windows. Wir können die Vorlage verwenden, aber es gibt zwei Alternativen, um die Autoresponder-Nachricht zu erstellen. Die erste Option ist die Verwendung der Option Regeln im Menü Extras .
Mit dieser Option können wir unsere Regel auf einfache Weise bearbeiten, zum Beispiel, wenn wir eine Nachricht erstellen möchten, wie wir es in Windows getan haben.
- In Regelname weisen wir der Regel einen Namen zu
- Im Feld ” Wenn eine neue Nachricht eintrifft” können wir festlegen, ob diese von einer bestimmten Person oder von einem Adressaten oder einem anderen Parameter stammt. In diesem Beispiel wählen wir Beliebiger Empfänger .
- Im Feld ” Do the following ” können wir definieren, welche Aktion die Regel ausführen soll, wir können die Nachricht verschieben, kopieren oder löschen , Anhänge entfernen, dem Benutzer antworten usw. In diesem Fall wählen wir die Antwortoption
- Später werden wir sehen, dass das Antworttextfeld aktiviert ist. Klicken Sie darauf, geben Sie den zu beantwortenden Text ein und klicken Sie auf OK.
- Die anderen Felder werden gemäß unseren Anforderungen konfiguriert.
- Klicken Sie abschließend auf OK
Sobald die Regel festgelegt ist, können wir das Ergebnis unserer Antwort wie im vorherigen Beispiel sehen.
Wenn wir nun die festgelegte Regel bearbeiten oder löschen möchten, müssen wir einfach zu Tools / Rules zurückkehren. Dort wählen wir die Regel aus und klicken auf das Symbol unten, um die Regel zu entfernen.
Sobald das – Zeichen gedrückt wird, um die Regel zu entfernen, müssen wir den Löschvorgang bestätigen.
Die zweite Möglichkeit, die wir in Mac haben, besteht darin, das Menü Extras aufzurufen und dort die Option Abwesend auszuwählen, um die Nachricht zu erstellen. Auf diese Weise können wir Regeln für die automatische Beantwortung in Mac OS erstellen, bearbeiten oder löschen.
Wie wir analysiert haben, haben wir einfache Alternativen, mit denen wir eine bestimmte Nachricht über unseren Zustand an die Personen zurücksenden können, mit denen wir häufig per E-Mail Kontakt haben und die für eine bestimmte Zeit nicht “verschwinden”.
Vor dem Büro Google Mail