Office 2016 bietet uns eine Reihe wichtiger Neuerungen für die gesamte Verwaltung unserer Daten, ob Präsentationen, Dokumente oder Datenanalysen.
In einigen Fällen ist es erforderlich, das aktuelle Dokument für andere Benutzer freizugeben, damit diese bei der Implementierung der Daten, an denen wir arbeiten, zusammenarbeiten können, und zwar aus administrativen Gründen, zur Zeit oder für Gruppenpräsentationen.
In Office 2016 ist eine neue Funktionalität enthalten, mit der wir Excel-, Word- oder PowerPoint-Dateien auf praktische und einfache Weise freigeben und auf diese Weise die Produktivität dieses Dokuments steigern können. Es ist wichtig zu klären, dass zur korrekten Ausführung dieser Aufgabe die Datei in der Cloud unter Verwendung von Plattformen wie OneDrive oder SharePoint Online gespeichert und von dort aus andere Benutzer eingeladen werden müssen.
TechnoWikis zeigt Ihnen, wie Sie diesen Prozess auf klare und praktische Weise durchführen.
Um diesen Prozess zu starten, gehen wir zu der Datei, die wir freigeben möchten. In der oberen rechten Ecke des Dokuments sehen wir die Schaltfläche Freigeben. In Excel 2016 und PowerPoint 2016 wird dieselbe Option angezeigt
Durch Drücken dieser Taste wird Folgendes angezeigt:
Wie bereits erwähnt, ist es erforderlich, dass wir das Dokument in der Cloud speichern, um den Prozess auszuführen. Wir klicken auf die Schaltfläche In der Cloud speichern und das folgende Fenster wird angezeigt, in dem wir die Plattform der Cloud auswählen, auf der die Datei gespeichert werden soll:
Wählen Sie in diesem Fall OneDrive und das folgende Fenster wird mit der OneDrive-Route angezeigt. Dort geben wir den Namen ein, der für das Dokument festgelegt werden soll. Klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu übernehmen.
Wenn wir möchten, können wir zu unserem OneDrive gehen und überprüfen, ob das Dokument korrekt geladen wurde: 
Sobald wir das Dokument gespeichert haben, sehen wir Folgendes in der freigegebenen Datei:
Wir können den Besitzer des Dokuments sowie seine Berechtigungen sehen.
Um das Dokument freizugeben, geben Sie die E-Mail-Adresse in das Feld “Personen einladen” ein und wir können die Art der Berechtigungen definieren, über die sie verfügen:
- Sie können bearbeiten: Ermöglicht das Lesen und Schreiben des Dokuments
- Sie können Folgendes anzeigen: Ermöglicht nur das Lesen des Dokuments
Sobald die Benutzer definiert sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Freigeben. Der neue Benutzer wurde mit den folgenden Berechtigungen hinzugefügt:
Der eingeladene Benutzer erhält in seiner E-Mail eine Benachrichtigung ähnlich der folgenden:
Dort kann der Benutzer in OneDrive auf die Schaltfläche “Ansicht” klicken. Wenn er dort das Dokument bearbeiten möchte, kann er auf die Option “Dokument bearbeiten” klicken und auswählen, ob er es in der Word-Anwendung oder im Browser bearbeitet:
Wenn der Gastbenutzer mit der Bearbeitung des Dokuments beginnt, wird in der Spalte “Freigeben” die Zeile “Echtzeit-Edition” angezeigt. Und die folgende Benachrichtigung wird angezeigt:
Dort klicken wir auf Ja, damit alle vorgenommenen Änderungen automatisch übernommen werden. Sobald der eingeladene Benutzer die entsprechenden Änderungen vornimmt, rufen wir im Originaldokument die Registerkarte Datei auf und sehen die folgende Meldung:
Wenn wir dieses Dokument speichern, werden alle vorgenommenen Änderungen übernommen.
Wenn Sie auf Speichern klicken, wird die folgende Meldung angezeigt:
Klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu übernehmen. Die vom Gastbenutzer vorgenommenen Änderungen werden angezeigt:
Wir können auf den eingeladenen Benutzer klicken und Optionen zum Senden einer E-Mail-Nachricht, Starten eines Anrufs oder einer Videokonferenz usw. werden angezeigt:
Wie wir festgestellt haben, ist es ein einfacher und sehr nützlicher Prozess, Dokumente mit anderen Benutzern zu teilen, um Unterstützung oder Verwaltung zu erhalten.