Eine der besten Verbündeten, die Windows für die Datenverwaltung anbietet, ist zweifellos Excel, da hiermit verschiedene Funktionen ausgeführt werden können. Dies ist dank der Vielzahl von Formeln möglich, mit denen Sie alle Arten von Daten in einem Arbeitsblatt verwalten können. Diese Funktionsprogramme helfen uns, Zeit zu sparen, wenn Sie Berechnungen durchführen, da sie standardmäßig konfiguriert sind.
Excel erleichtert die Validierung von Daten, mit denen wir unabhängig von der Komplexität, die sie bieten, verschiedene Aufgaben ausführen können. Dank eines Dateneditors wie Excel können wir auf eine Vielzahl bereits integrierter Funktionen zählen, die die Datenbearbeitung rationalisieren. Die Dropdown-Listen machen dies in Excel möglich.
Die Verwendung von Excel ist so vielfältig, dass Sie beispielsweise die Auswahl zwischen mehreren in einer Liste angebotenen Optionen verlangen oder sogar komplexere Aktivitäten ausführen können, z. B. das Beschränken von Zellen auf einen bestimmten Datentyp. Diese Listen ermöglichen es dem Endbenutzer, eine Reihe von Möglichkeiten anzubieten, die aus dem Dropdown-Menü ausgewählt werden müssen, das wir zuvor auf personalisierte Weise konfiguriert haben.
Wir möchten Ihnen auf einfachste Weise beibringen, wie Sie Dropdown-Listen mit Datenvalidierung in Excel 2019 erstellen. Hierzu wird ein Verfahren durch ein Lernprogramm angeboten, das Sie nacheinander ausführen müssen.
1. So erstellen Sie eine Tabelle mit einer Liste von Optionen in Excel 2019
Um diesen Vorgang zu starten, müssen Sie zunächst die Excel-Tabelle mit den Basisdaten konfigurieren. Sie haben die Möglichkeit, sie manuell zu schreiben oder sie direkt aus einer anderen Quelle zu kopieren und einzufügen. Als nächstes muss eine Liste von Alternativen eingegeben werden, damit ein Dropdown-Verzeichnis ausgeführt werden kann, das zum Zeitpunkt der Definition der Datenüberprüfung auftritt. Es ist auch möglich, eine Liste an einer anderen Stelle derselben Tabelle zu definieren. Sie können sogar eine neue Liste auf einer anderen Tabelle festlegen.
In der folgenden Abbildung sehen Sie die folgenden Grunddaten.
Dann werden wir auf Blatt zwei des Buches eine Liste von Abschnitten erstellen.
2. Aktivieren der Datenüberprüfung für ausgewählte Zellen in Excel 2019
Anhand dieses TechnoWikis-Beispiels können Sie sehen, wie Sie in Spalte B eine Dropdown-Liste mit der Bezeichnung “Level” erstellen.
Dazu müssen Sie die Zellen auswählen, in denen sich die Dropdown-Listen befinden, wie im nächsten Bild gezeigt.
Anschließend müssen wir in das Datenmenü gehen, dann “Data Tools” eingeben und schließlich auf die Alternative “Data Validation” klicken.
3. Hinzufügen von Dropdown-Listen zu ausgewählten Zellen in Excel 2019
Wenn Sie sehen möchten, wie Dropdown-Zellen direkt erstellt werden, sehen Sie sich dieses Excel 2019-Videotutorial an:
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Wenn Sie auf Datenüberprüfung klicken, wird automatisch eine Registerkarte geöffnet, in der wir alle Elemente auswählen können, die Sie in den Abschnitt Zulassen aufnehmen möchten. Dazu müssen wir nur die Optionen anzeigen, indem Sie auf “Liste” klicken.
Nachdem Sie den Bereich Listen ausgewählt haben, müssen Sie auswählen, woher die Daten stammen. Hierzu gibt es zwei Alternativen.
- Der erste ist, dass Sie die Zellen, gefolgt von Kommas, manuell in das Quellfeld eingeben müssen.
- Um die zweite Alternative auszuführen, müssen Sie auf das Symbol im Origin-Teil klicken und mit Hilfe des Assistenten den Ursprung der Daten auswählen.
Durch Drücken auf das vorherige Symbol wird das Quellfeld verkleinert.
Nun gehen wir direkt zu dem Blatt, in dem sich die Daten für die Dropdown-Liste befinden. Sie können sowohl die ausgewählten Zellen als auch den Namen des Blatts sehen.
Anschließend müssen Sie auf den Pfeil klicken, der nach unten zeigt und sich auf der rechten Seite des Quellfelds befindet. Auf diese Weise wird die Eingabe akzeptiert und die Erweiterung des Dialogfelds wird erreicht.
4. So fügen Sie eine Eingabenachricht in Excel 2019 hinzu
Das Excel 2019-Tool bietet unter seinen zahlreichen Funktionen die Möglichkeit, der Dropdown-Liste eine optionale Nachricht hinzuzufügen, um den Benutzer auf das Vorhandensein eines speziellen Problems aufmerksam zu machen.
Um diese Aktion auszuführen, gehen wir zum Abschnitt Eingabenachrichten. Wenn die Registerkarte aktiviert ist, wird das Feld Eingabenachrichten anzeigen aktiviert. Wenn Sie die Zelle auswählen, wählen Sie den Titel der Nachricht im Abschnitt “Titel” und die allgemeine Nachricht im Abschnitt “Eingabenachricht” aus. Drücken Sie einfach auf “Akzeptieren”, damit alle vorgenommenen Änderungen beibehalten werden können.
5. So fügen Sie eine Fehlermeldung in Excel 2019 hinzu
Eine der Alternativen, die auch in Excel gezählt wird, besteht darin, eine Fehlermeldung in dem Moment einzubeziehen, in dem der Benutzer eine Art falscher oder falscher Daten eingibt. Dies kann ebenfalls passieren, wenn keine richtige Alternative ausgewählt wird.
Um die Fehlermeldung zu aktivieren, müssen wir das Fehlermeldungsfenster aufrufen und die Option “Fehlermeldung anzeigen, wenn ungültige Daten eingegeben wurden” auswählen, um später im Feld “Stil” zu wählen, wo einige der verfügbaren Optionen angezeigt werden ( Hoch, Warnung oder Information), auf die gleiche Weise können Sie die Felder mit den Nachrichten ausfüllen.
In dem Moment, in dem alles konfiguriert ist, müssen wir die Option “Akzeptieren” drücken, die sich in einem Rechteck befindet, das sich am unteren Rand des Bildschirms befindet
Auf diese Weise können wir Folgendes beobachten:
Auf diese Weise können Sie mithilfe der Datenüberprüfung mit Hilfe des Excel 2019-Tools Dropdown-Listen erstellen.