Excel 2016 ist ein praktisches Tool mit zahlreichen Funktionen, Formeln und Merkmalen, die für eine korrekte und einfache Verwaltung aller Arten von Daten entwickelt wurden.
Eines der wichtigsten von Excel 2016 angebotenen Tools ist die Validierung von Daten. Mithilfe der Datenvalidierung können wir verschiedene Aufgaben ausführen, die benutzerdefinierte Konfigurationen erfordern, z. B. das Auffordern einer Benutzergruppe, eine Listenoption auszuwählen, oder das Einschränken von Zellen auf bestimmte Datentypen. Dies ist sehr nützlich, wenn Microsoft Excel 2016-Daten konsistent und standardisiert sein müssen.
TechnoWikis heute wird auf einfache Weise lehren, wie wir eine Dropdown-Liste mit Datenvalidierung in Excel 2016 erstellen können.
1. So erstellen Sie eine Tabelle mit einer Liste von Optionen in Excel
Der erste Schritt ist das Erstellen einer Excel-Tabelle mit Basisdaten. Diese können manuell geschrieben oder kopiert und aus einer anderen Quelle eingefügt werden.
Danach müssen wir eine Liste mit Optionen für die Dropdown-Liste eingeben. Dies kann erfolgen, wenn Sie die Datenüberprüfung definieren, oder wenn Sie eine Liste an einer anderen Stelle in derselben Tabelle oder in einer anderen Tabelle definieren.
In diesem Beispiel haben wir die folgenden Grunddaten.
Nun erstellen wir auf Blatt 2 desselben Buches die Liste der Optionen:
2. Aktivieren der Datenüberprüfung für ausgewählte Zellen in Excel
In diesem Beispiel von TechnoWikis erstellen wir in Spalte B eine Dropdown-Liste mit dem Namen “Level” und wählen dazu die Zellen aus, in denen sich die Dropdown-Listen auf folgende Weise befinden:
Nun gehen wir zum Menü “Daten”, Gruppe “Datenwerkzeuge” und klicken auf die Option “Datenvalidierung”:
3. Hinzufügen von Dropdown-Listen zu den ausgewählten Zellen in Excel
Wenn Sie auf “Validierung von Daten” klicken, wird das entsprechende Fenster angezeigt, in dem Sie im Feld “Zulassen” auswählen können, welche Art von Elementen zulässig sind. In diesem Fall zeigen wir die Optionen an und wählen “Liste”. Auswahl der Datenquelle für die Dropdown-Liste
Sobald die Option “Liste” ausgewählt ist, müssen wir den Ursprung der Daten definieren und dafür haben wir zwei Optionen:
- Die erste Möglichkeit besteht darin, die Zellen, gefolgt von einem Komma, manuell in das Feld Ursprung einzugeben
- Die zweite Möglichkeit besteht darin, auf das Symbol im rechten Teil von Origin zu klicken (Symbol mit einem Pfeil nach oben) und mit dem Assistenten den Ursprung der Daten auszuwählen.
Durch Klicken auf dieses Symbol wird das Ursprungsfeld verkleinert
Dort können wir zu dem Blatt gehen, auf dem wir die Daten für die Dropdown-Liste haben. Dort sehen wir den Namen des Blattes und die ausgewählten Zellen.
Als nächstes klicken wir auf den Abwärtspfeil rechts neben dem Feld “Quelle”, um die Eingabe zu akzeptieren und das Dialogfeld zu erweitern:
4. So fügen Sie eine Eingabenachricht in Excel hinzu
In Excel 2016 können wir der Dropdown-Liste eine optionale Nachricht hinzufügen, um den Benutzer über ein bestimmtes Problem zu informieren.
Dazu gehen wir auf die Registerkarte “Input message” und aktivieren im erweiterten Fenster das Feld “Show input message”. Bei der Auswahl der Zelle definieren wir den Titel der Nachricht im Feld Titel und die allgemeine Nachricht im Feld Eingangsnachricht. Klicken Sie auf “OK”, um die Änderungen zu speichern.
5. So fügen Sie eine Fehlermeldung in Excel hinzu
Eine weitere verfügbare Option ist das Hinzufügen einer Fehlermeldung, wenn der Benutzer falsche Daten eingibt oder nicht die richtige Option auswählt.
Dazu gehen wir auf den Reiter “Fehlermeldung”, aktivieren das Feld “Fehlermeldung bei ungültigen Eingaben anzeigen” und wählen im Feld “Stil” eine der verfügbaren Optionen (Hoch, Warnung oder Information) aus und vervollständigen das Feld Felder mit den jeweiligen Nachrichten. Wenn alles konfiguriert ist, klicken Sie auf “OK”.
Auf diese Weise sehen wir Folgendes:
So einfach können wir Dropdown-Listen mithilfe der Datenvalidierung in Excel 2016 erstellen.