Eine korrekte Organisation der Finanzdokumentation ist ein entscheidender Faktor für das reibungslose Funktionieren eines Unternehmens. Um die wirtschaftlichen Ressourcen optimal zu verwalten, ist außerdem eine tägliche Kontrolle der Buchhaltungsdokumente unerlässlich, um alle Transaktionen zu erkennen und die auftretenden Liquiditätsprobleme schnell zu lösen. Dies ist auch auf rechtlicher Ebene sehr wichtig, da die Anordnung und Aktualisierung aller Unterlagen die Einhaltung rechtlicher Verpflichtungen erleichtern und mögliche Probleme und Forderungen seitens des Staates vermeiden kann. Im folgenden Artikel zeigen wir Ihnen einige einfache Methoden zur Organisation der Finanzdokumentation eines Unternehmens .
Der Schlüssel zur vollen Kontrolle über die Dokumentation liegt in der Aufgabe , alle Dokumente, die mit dem Geschäftsjahr des Unternehmens zu tun haben, täglich zu organisieren, zu identifizieren, zu kodieren und zu archivieren . So können wir sie bei Bedarf problemlos finden und entsorgen. Daher ist es auch sehr wichtig, dass Sie ordentlich vorgehen und eine Reihenfolge einhalten, um Fehler oder den Verlust von Dokumenten zu vermeiden. Lassen Sie uns unten einfache und praktische Lösungen für die Organisation von physischen Dokumenten sehen.
Bei der Abrechnung ist es sinnvoll, die Rechnungen der Lieferanten und die Rechnungen der Kunden getrennt zu erfassen. Die Methode, die wir befolgen können, besteht darin, für jeden der Lieferanten und Kunden eine zählbare Nummer zu definieren und zuzuweisen und die Rechnungen in Aktenschränken zu klassifizieren, die diese Nummerierung enthalten. Eine einfache Möglichkeit wäre, eine andere Datei für Kunden und Lieferanten zu verwenden, die in alphabetischer Reihenfolge und immer in chronologischer Reihenfolge sortiert wird, um temporäre Störungen zu vermeiden. Eine weitere Möglichkeit, die Rechnungsdatei zu vervollständigen, besteht darin, eine Excel-Tabelle zu verwenden, um die ausgestellten und empfangenen Rechnungen im Auge zu behalten und Ihre Suche zu erleichtern.
Andere wichtige Buchhaltungsdokumente sind solche, die Steuern zahlen , die der Tätigkeit des Unternehmens entsprechen. Am einfachsten ist es, eine Organisation nach Art der Steuern (Mehrwertsteuer, IRPF, Körperschaftssteuer usw.) einzurichten und sie nach diesem Kriterium zu hinterlegen. Es ist immer sehr wichtig, sie chronologisch zu archivieren, um später das gewünschte Dokument leichter finden zu können.
Bei der Verwaltung von Angelegenheiten, die mit dem menschlichen Team des Unternehmens zusammenhängen, ist es eine effiziente Alternative, einen Aktenschrank zu befähigen, die Dokumente jedes Mitarbeiters zu klassifizieren. Das heißt, sammeln Sie in Ordnern die Dateien von jedem Arbeiter, wie ihren Arbeitsvertrag, Gehaltsabrechnung, Nutzen, medizinische Berichte, usw. Sie müssen sehr vorsichtig und diszipliniert mit dieser Datei sein, da es Informationen sind, die alle Mitarbeiter des Unternehmens nicht wissen können, weil sie vertrauliche Informationen enthalten, so dass es wichtig wäre, sie verschlossen oder an einem privaten Ort aufzubewahren. Darüber hinaus sollte es im Falle einer möglichen Inspektion immer verfügbar sein.
Neben der korrekten Organisation physischer Dokumente ist eine angemessene Organisation aller digitalen Dateien unerlässlich, und eine hervorragende Möglichkeit, dies zu erreichen, ist der Service eines Buchhaltungsmanagers. Es wird möglich sein, alle buchhalterischen, steuerlichen und arbeitsrechtlichen Angelegenheiten unseres Geschäfts zu verwalten, mit den Informationen und Werkzeugen, die wir jederzeit benötigen. Auf diese Weise werden wir alle Geschäftsdokumente gut lokalisiert und in unserer Reichweite haben.
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